TextBook o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.
Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.
Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого..
5.6. Службові листи
5.7. Плани і графіки
План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.
Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.
Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.
Плани робіт поділяють на наступні групи:
перспективні (розраховані на кілька років);
o річні;
o піврічні;
o квартальні;
o місячні;
o тижневі;
o денні.
Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.
Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:
o гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);
o назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області).
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Спеціальне документознавство» автора К.В.Кислюк на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „Тема 5. Довідково-інформаційна документація“ на сторінці 3. Приємного читання.