7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
8) підпис керівника;
9) віза виконавця (підпис на копії).
Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу.
Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.
Супровідний лист - документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.
На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, висилаючи документи громадянам. У претензійно-позовній роботі вони служать письмовими доказами, оскільки фіксують час відправлення договорів, позовних матеріалів, термін розгляду проектів різних документів і т. д.
Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.
Лист-запрошенпя пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.
Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.
Рекламний лист - різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо.
Лист-повідо млепня близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відома і т. ін. Далі - факти.
Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо.
Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо.
Ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.
Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.
Гарантійний лист - документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.
Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення. Складові частини комерційного листа такі:
1. Заголовок, який розміщується у верхній частині бланка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить назву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відомості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.).
2. Місце і дата ділового листа. Проставляються у лівому куті сторінки під заголовком словесно-цифровим способом - 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комерційному листі не прийняте.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Ділова українська мова» автора Невідомо на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „Розділ 3. Інформаційні документи“ на сторінці 5. Приємного читання.