Розділ 3. Інформаційні документи

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого" Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

1) назва структурного підрозділу;

2) адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

3) назва виду документа (доповідна записка);

4) дата;

5) індекс;

6) місце видання;

7) заголовок (стислий зміст тексту);

8) текст;

9) додаток (якщо є); 10) підпис.

Кафедра українознавства Доповідна записка 20.09.98 № 72-12/03 Про відрядження викладача Пилипенка О.Є.