Розділ 3. Інформаційні документи

Зразок

Проректорові УДУХТ з навчальної та наукової роботи професорові Прядку М.О. завідувача кафедри українознавства професора Горбула О.Д.

З 3 по 5 жовтня 1998 року в Німеччині (м. Берлін) відбудеться І Європейський конгрес, на якому викладач Пилипенко О.Є. виступатиме з доповіддю "Грецькі братства в Україні (XVII - XIX ст.)". У зв'язку з цим прошу виділити грошову допомогу для відшкодування проїзду викладача Пилипенка О.Є. до Берліна.

Підстава: Лист-запрошення Вільного університету Берліна.

(підпис)

3.5. Звіт

3.6. Службові листи

Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимага-

ють відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.

Листи-запити і листи-відповіді - найпоширеніший тип службової кореспонденції.

Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді. Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;