РОЗДІЛ III. ПОЗОВНЕ ПРОВАДЖЕННЯ

Після закінчення засідання секретар повинен:

— здійснити запис фонограми на компакт-диски;

— створити архівну та робочу копії;

— перевірити якість запису архівної копії;

— архівну копію передати архіваріусу;

— робочу копію долучити до судової справи;

— вилучити фонограму з комплексу звукозапису.

Після запису архівної копії секретар або архіваріус здійснює перевірку якості запису шляхом вибіркового прослуховування. Компакт-диск пакується у конверт. У разі позитивного результату перевірки конверт диска маркується. До маркування конверта компактдиска входять такі відомості: номер судової справи; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; підпис секретаря; примітка.

Після запису архівної копії створюється робоча копія. Конверт робочої копії маркується з робочою копією фонограми долучається до справи.

Після створення архівної копії секретарем оригінал фонограми вилучається з комплексу звукозапису залу судового засідання.

За потреби, якщо є заявки від осіб, які беруть участь у справі, архіваріус створює копії фонограми для зазначених осіб.

Дані щодо створення та видачі робочих копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються у спеціальний (електронний, якщо використовується «Діловодство суду») журнал обліку видачі робочих копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.

Установлена така форма журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання: дата, час видачі; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; номер судової справи; прізвище, ім’я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск; підпис особи, яка отримала компакт-диск; прізвище, ім’я, по батькові працівника суду, який видав компакт-диск; підпис працівника суду, який видав компакт-диск; примітка.

8. Архівні копії зберігаються в архіві разом з упаковкою, в якій вони надійшли до архіву. У разі потреби у зіставленні даних з архівною копією в архіві виготовляється робоча копія, що видається для використання за межами архіву, або зіставлення проводиться в архіві.

У разі вилучення архівної копії з архіву її тимчасово замінюють робочою копією.

У разі виявлення під час перевірки зниження якості зчитування даних виготовляється дублікат, який зберігається разом з архівною копією і замінює її лише під час виготовлення робочих копій.

Архівні копії знищуються разом зі справою після закінчення терміну зберігання справи.

Робоча копія зберігається в спеціальному конверті разом зі справою.

9. У суді повинно бути обладнано робоче місце для прослуховування фонограм судових засідань особами, які беруть участь у справі. Робоче місце повинно складатися з комп’ютера зі звуковою картою, навушниками, пристроєм CD-R (у разі використання цифрових магнітофонів «Тритон» — пристроєм CD-RW) та спеціальної програми, що за реквізитами засідання дає змогу прослухати фонограму засідання.

Для ознайомлення осіб, які беруть участь у справі, з даними технічного фіксування може використовуватись комп’ютер архіваріуса. Для ознайомлення осіб, що беруть участь у справі, повинна використовуватись лише робоча копія фонограми.