РОЗДІЛ III. ПОЗОВНЕ ПРОВАДЖЕННЯ

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий — долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур’єра (кур’єром) здійснюється за пред’явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації- відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

Позовні заяви, скарги та інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для розгляду.

Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду «Отримано», зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках за формами згідно з додатками.

Цивільні справи, позовні заяви, скарги окремого провадження, заяви, що виникають з адміністративно-правових відносин, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ.

Цивільна справа, позовна заява, скарга окремого провадження, заява, що виникає з адміністративно-правових відносин, реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на цивільну справу, позовну заяву, заяву, скаргу та алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем і позивачем. У разі об’єднання зустрічних позовів уносяться записи до відповідних обліково-статистичних карток.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження та в справах, що виникають з адміністративно- правових відносин, ведеться як за скаржником, заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним — і за прізвищем цього громадянина; про оскарження рішень виборчих комісій — і за найменуванням виборчої комісії тощо).

Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад: кримінальна справа — № 1 — 30/05; цивільна справа — № 2 — 20/05; справа про адміністративне правопорушення — № 3 — 26/05; матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання — № 5 — 15/05 тощо.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера.

Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про вжиття запобіжних заходів до пред’явлення позову в цивільних справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових рішень у цивільних справах), полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були нерозглянуті за станом на кінець року.