Розділ «4.3. Документи внутрішньовідомчого листування»

Як уже зазначалося вище, дипломатичні документи поділяють на документи дипломатичного (зовнішньо дипломатичного) та внутрішньовідомчого листування.

Документи внутрішньовідомчого листування — це документи, що стосуються зв’язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають у себе листування з МЗС та іншими державними, рідше недержавними, структурами з конкретними проблемними відносинами з країною перебування або у багатосторонніх міжнародних відносинах.

У свою чергу, документи внутрішньовідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До тих, які готуються для використання в роботі лише свого відомства, належать службова і доповідна записки.

Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, що мали місце або відбудуться у найближчому майбутньому і матимуть безпосередній або опосередкований вплив на діяльність закордонної установи, і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка — це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв’язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправлення в Центр можна поділити на такі групи:

— інформаційно-довідкові матеріали;

— звітна документація;

— листування з консульських питань;

— листування з приводу планування роботи та кадрових питань;

— листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

— листування з МЗС та іншими відомствами й установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрішньовідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким засадничим документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування або, як її ще називають, "довідку по схемі". Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про геополітичне становище, короткі відомості з історії тощо.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: характеристика правлячих партій, угрупувань, коаліцій; стосунків між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); гострих питань поточного моменту як політичного, так і економічного плану; місця України в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрішньовідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), у ній подають тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найактуальнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих аркушах, щоб їх можна було оперативно замінювати, не переробляючи всього документа.

Другим за значенням інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

—умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

—хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем’єр-міністрами, міністрами закордонних справ);

—стан договірно-правової бази (існуючих документів і тих, що готуються до підписання);