Розділ «4.3. Документи внутрішньовідомчого листування»

—звіти дипломатів про поїздки країною перебування;

—консульські звіти;

—звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном (основний документ про роботу за рік) — це сконцентрований аналіз стану двосторонніх відносин у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій), роботи представництва із забезпечення інтересів країни та захисту прав громадян України та юридичних осіб, прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС.

До підготовки річного політичного звіту висувається низка принципових вимог, які повинні обов’язково враховуватися:

1) має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України;

2) викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів;

3) повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією та вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які мають подаватися, виходячи зі значущості подій чи заходів та їхнього хронологічного порядку;

4) між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існувати органічний зв’язок, оскільки в цьому полягає послідовність і спадковість у діяльності та реалізації зовнішньої політики України.

Окремим блоком у цьому звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного представництва. Додатки до річного звіту посольства:

— результати виконання плану роботи (у формі спеціальної таблиці);

— хроніка двосторонніх контактів з країною перебування за звітний період (дата й основна мета зустрічей глав держав, урядів, парламентів, міністрів закордонних справ, назви і дати укладених документів);

— перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

—"облікова картка" забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських установ України за кордоном;

— відомості про звільнення диппредставництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується впродовж кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмислення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти ретельно аналізують у відповідних підрозділах МЗС, виходячи з них, можуть готуватися висновки і пропозиції для Секретаріату Президента України, Парламенту та Уряду, міністерств та відомств.

У територіальних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом державного секретаря або його заступника, що є куратором цього управління, надсилаються до диппредставництв для обов’язкового обговорення на референтських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва, робляться відповідні зауваження з того чи іншого розділу звіту і, що найголовніше, уточнюються конкретні цілі й завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуванням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру.

Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. У ньому дається оцінка найважливіших політичних і економічних подій за звітний період, їхнього впливу на стан двосторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність та роботу з кадрами. У цих звітах пропозиції носять здебільшого оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду.