Розділ «4.3. Документи внутрішньовідомчого листування»

—стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп;

—стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров’я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості щодо реґіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

У цілому, ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

У процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку тієї чи іншої сфери життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їхнього впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані основних подій в їхньому житті, службовій кар’єрі, участі у виборчих органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.

У принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога — чіткість, зрозумілість і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об’єктивність.

У довідці повинні бути викладені причини виникнення проблеми, логічний розвиток її вирішення до моменту завершення з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватися наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали тощо. При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, надто у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у "вузькому колі", залежно від специфіки теми, що викладається у довідці.

У закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних документів, що готуються прес-аташе, є огляди преси, які бувають трьох видів:

—оперативний — містить інформацію про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображає ставлення до керівництва держави;

— тематичний — висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку, надсилається для використання в територіальних управліннях;

— "Україна на сторінках і в передачах ЗМІ" — інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше щодо внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у цей момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі та цікаві публікації доцільно перекладати повністю і надсилати за призначенням як до управління інформації, так ідо відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань необхідно подавати українською транскрипцією.

Окрім огляду преси, в кожному дипломатичному представництві повинна вестися хроніка найважливіших подій, до якої, як правило, включаються візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувалися або розглядалися. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле- і радіопередач, огляди парламентських дебатів, різноманітні статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних та громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають дотичність до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готують у кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої належать:

—річний і піврічні політичні звіти;

—політичні листи;