Розділ 1. Українська мова - національна мова українського народу, державна мова україни

Прості печатки можуть мати різні форми: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадках розмноження примірників розпорядчих документів при розсиланні їх, на довідках з місця роботи і т. ін.

Печатку треба розміщувати таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, котра підписала документ.

ВІДМІТКА ПРО ВИКОНАННЯ (ПРІЗВИЩЕ ВИКОНАВЦЯ ТА НОМЕР ЙОГО ТЕЛЕФОНУ). Відмітка про виконавця обов'язкова лише у вхідних документах (листах), довідках, висновках І т. ін.). Складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону, які ставляться в нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа. Наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Кравченко 551 47 12 ЛГ 5 12.01.98

ВІДМІТКА ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА ТА НАПРАВЛЕННЯ ЙОГО ДО СПРАВИ. Цей реквізит має такі дані:

- стислу довідку про виконання, коли бракує документа, який засвідчує це;

- слова "до справи" та номер справи, до якої має бути підшито документ (ця відмітка засвідчує, що роботу з документом закінчено);

- дату направлення документа до справи;

- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

Ухвалено протоколом погоджування

від 03.07.98 № 3.

До справи № 5/8. А. Петренко

04.04.98.

Надано усне пояснення і рекомендовано звернутися до райвиконкому за місцем мешкання. До справи № 17/3. А. Ковальов.

Реквізит розміщується у лівій або в центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

ВІДМІТКА ПРО ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ НА МАШИННИЙ НОСІЙ ставиться на нижньому правому полі першого аркуша документа. Це - слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

ВІДМІТКА ПРО НАДХОДЖЕННЯ. Відмітка складається із скороченої назви організації, що отримала документ, і дати його надходження. Відмітка про надходження робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа має, крім назви організації та дати надходження, індекс документа. Відмітка про надходження ставиться праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Для його штемпельного відбитка у правій частині нижнього поля першої сторінки документа формату А4 передбачено площу 16 х 41,6 мм, а формату А5 - 13 х 41,6 мм.