Розділ 1. Українська мова - національна мова українського народу, державна мова україни

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, І на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України" 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'ямська, 24

Кожен елемент реквізиту "Адресат" - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друкується з нового рядка.

Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному порядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, наприклад:

Малаховій Г.С. Україна

Київське шосе, 67, кв. 4 або 327025, м. Миколаїв-25, 327025, м. Миколаїв-25 Київське шосе, 67, кв. 4

Україна Малаховій Г.С.

У документах, які надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їхня поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом. Тобто використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.

ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадоними особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, котра видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.97 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.