Розділ «7. Інформаційні технології в управлінні»

Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів


7.2. Електронний документообіг


Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в групи за змістом та фіксується на конкретному матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації відповідно визначається як документ.

Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління, від джерела їх формування до використання

Система документообігу повинна надавати можливість підготовки документів, а також вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання даних для юридичного оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Документи можуть поділятись на:

o документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

o специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Уніфікована система первинної документації (УСД) представляє собою комплекс взаємопов'язаних форм документів і процесів документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам і є засобом реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними при управлінні народним господарством.

На даний час на Україні уніфікована система документації включає 16 уніфікованих підсистем з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової та ін.).

В наш час відбувається докорінна зміна самої технології документування і документообігу завдяки застосуванню нових комп'ютерних технологій, що базуються на використанні спільної інформаційної бази, створенні АРМ, використанні мережевих технологій обміну даними.

Первинні документи заносять в пам'ять комп'ютера вручну (за допомогою клавіатури) або автоматично з деякого носія даних (жорсткий або гнучкий диск, флеш-пам'ять, комп'ютерна мережа) й одночасно можуть розміщувати в інформаційному фонді бази даних. Документ зберігається в базі даних в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням даних, що зберігаються в інформаційному фонді. Бази даних автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням даних класифікаторів.

Сучасні інформаційні системи оперують даними двох видів - структурованими (з баз даних) і неструктурованими (електронні документи). Відсоткове співвідношення між цими видами інформації характеризує рівень автоматизації документообігу на підприємстві.

У Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.03 р. дано визначення поняттям електронного документу та регламентовано основні засади електронного документообігу.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язком реквізити

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму (на екран чи на паперовий носій). Юридична сила електронного документу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Відповідно, електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, надсилання, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

o інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

o має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

Сторінки


В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів» автора Томашевський О.М. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „7. Інформаційні технології в управлінні“ на сторінці 4. Приємного читання.

Зміст

  • ВСТУП

  • 1. Технологія: поняття, основні властивості та процеси. Інформація, дані, знання як об'єкти технології

  • 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису

  • 3. Інформаційні технології: властивості, вимоги, цілі

  • 3.5. Інформаційна технологія автоматизації процесу аналізу інформації з використанням програмного забезпечення

  • 4. Інтелектуальні технології обробки економічних даних

  • 4.3. Технологія виявлення знань в базах даних (Knowledge Discovery in Databases)

  • 4.4. Нові концепції у теорії штучного інтелекту

  • 5. Створення сховищ даних. Технології OLAP та Data Mining

  • 6. Автоматизовані інформаційні системи для підприємств та організацій

  • 7. Інформаційні технології в управлінні
  • 7.3. ERP-системи та їх особливості

  • 7.4. Корпоративні інформаційні системи

  • 8. Прийняття рішень у системах управління. Динамічне програмування

  • 9. Додаткові економічні задачі динамічного програмування

  • 10. Інформаційні технології комп'ютерних мереж

  • 11. Технології глобальної мережі Інтернет

  • 11.4. Принципи функціонування пошукової системи Google

  • 12. Основи електронної комерції

  • 12.3. Технології Інтернет-банкінгу

  • 13. Гіпертекстові технології

  • 14. Технології захисту інформаційного продукту

  • 14.2. Документація та права на продукт

  • 14.3. Життєвий цикл піратської електронної книги

  • Оцифровування

  • 14.4. Піратство: різні погляди

  • 15. Засоби захисту програмного продукту. Технології несанкціонованого одержання інформації

  • 15.5. Електронне "сміття" та взаємодія програмних закладок

  • 16. Технології забезпечення безпеки інформаційних систем

  • 17. Проектування інформаційних систем. CASE - технології

  • 18. Технології моделювання бізнес-процесів. Мова UML

  • ПЕРЕЛІК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

  • Запит на курсову/дипломну

    Шукаєте де можна замовити написання дипломної/курсової роботи? Зробіть запит та ми оцінимо вартість і строки виконання роботи.

    Введіть ваш номер телефону для зв'язку, в форматі 0505554433
    Введіть тут тему своєї роботи