7.2. Електронний документообіг
Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в групи за змістом та фіксується на конкретному матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації відповідно визначається як документ.
Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління, від джерела їх формування до використання
Система документообігу повинна надавати можливість підготовки документів, а також вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання даних для юридичного оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Документи можуть поділятись на:
o документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;
o специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.
Уніфікована система первинної документації (УСД) представляє собою комплекс взаємопов'язаних форм документів і процесів документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам і є засобом реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними при управлінні народним господарством.
На даний час на Україні уніфікована система документації включає 16 уніфікованих підсистем з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової та ін.).
В наш час відбувається докорінна зміна самої технології документування і документообігу завдяки застосуванню нових комп'ютерних технологій, що базуються на використанні спільної інформаційної бази, створенні АРМ, використанні мережевих технологій обміну даними.
Первинні документи заносять в пам'ять комп'ютера вручну (за допомогою клавіатури) або автоматично з деякого носія даних (жорсткий або гнучкий диск, флеш-пам'ять, комп'ютерна мережа) й одночасно можуть розміщувати в інформаційному фонді бази даних. Документ зберігається в базі даних в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.
Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням даних, що зберігаються в інформаційному фонді. Бази даних автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням даних класифікаторів.
Сучасні інформаційні системи оперують даними двох видів - структурованими (з баз даних) і неструктурованими (електронні документи). Відсоткове співвідношення між цими видами інформації характеризує рівень автоматизації документообігу на підприємстві.
У Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.03 р. дано визначення поняттям електронного документу та регламентовано основні засади електронного документообігу.
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язком реквізити
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму (на екран чи на паперовий носій). Юридична сила електронного документу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Відповідно, електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, надсилання, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
o інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
o має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів» автора Томашевський О.М. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „7. Інформаційні технології в управлінні“ на сторінці 4. Приємного читання.