Розділ «6. Автоматизовані інформаційні системи для підприємств та організацій»

Позамашинна інформаційна база - це сукупність повідомлень і документів, інформація з яких може бути сприйнята людиною без використання засобів обчислювальної техніки

До засобів організації та ведення позамашинної ІБ належать:

o системи класифікації та кодування інформації;

o уніфіковані системи документації;

o методичні та інструктивні матеріали.

У процесі створення позамашинної ІБ можуть виконуватись ряд операцій (рис.6.4). Згідно Закону України "Про інформацію", документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є паперові документи.

За ознакою інформації, що міститься в документі, і за призначенням (подальшим використанням) вони поділяються на вхідні та вихідні. Вхідні документи можуть бути нормативно-довідковими та оперативними. Перші належать до категорії умовно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без змін. Оперативні документи містять інформацію, що відображає поточний стан об'єкта управління. До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і матеріали, накладні, платіжні документи тощо.

Вихідні документи формуються в процесі автоматизованої обробки і є результатом певних управлінських рішень. Пояснення та інструкції щодо заповнення документів і контролю їх вірогідності, використання кодових позначень, підготовки документів до введення в електронну пам'ять, приймання і реєстрації документів, процеси і правила корегування інформації в документах, архівування, збереження, зняття копій і знищення документів вказані в інструктивних та методичних матеріалах.

Інформація може розміщуватись на спеціальних паперових бланках і зчитуватись з них в пам'ять комп'ютера автоматично за допомогою сканера. Так, наприклад, здійснюється обробка великих масивів даних (тести абітурієнтів, результати голосування чи перепису населення).

Бібліотеки є однією з найпоширеніших форм зберігання і використання інформації. В них вираженням класифікації даних є системні та алфавітні каталоги, які створюються на основі універсальної десяткової класифікації (УДК).

Рис.6.4. Операції створення позамашинної ІБ

Найбільшою бібліотекою України є бібліотека імені академіка Вернадського. Багато інформації з неї подається не лише в паперовій, а і в електронній формі, зокрема на сайті бібліотеки (nbuv.gov.ua).

Машинна інформаційна база - представляє собою частину інформаційної бази, сформованої у вигляді інформаційних файлів, які зберігаються в електронній пам'яті та на спеціальних зовнішніх носіях

Машинна інформаційна база може бути організована у вигляді окремих незалежних між собою локальних файлів чи у вигляді бази даних, якою керує система управління базами даних.

Серед засобів організації та ведення машинної ІБ є програмні засоби організації, ведення і доступу до ІБ, технологічні інструкції з ведення ІБ. До програмних засобів належать: СУБД, програмні засоби ведення, обробки, контролю даних, які використовуються у великих ІБ на етапі попередньої обробки; сервісні засоби, що включають програми копіювання, архівування, відновлення даних, антивірусні, мережні утиліти, тощо.

Програмне забезпечення для створення машинної ІБ поділяється на:

o текстові редактори та текстові процесори (дозволяють ефективно опрацьовувати як електронні, так і паперові документи);

o графічні редактори;

o системи управління базами даних;

o електронні таблиці;