Розділ 3. ОСОБИСТІ ВІЗИТИ І БЕСІДИ ДИПЛОМАТІВ

Згідно з давніми традиціями, запис бесіди оформляється як такий, що зроблений "із щоденника" дипломата. Свого часу від дипломатів вимагалося постійне ведення щоденника, в який заздалегідь записувався зміст бесіди, який згодом оформлювався для ознайомлення керівництва, інших дипломатичних установ. Усі записи бесід мають гриф "Зі щоденника (прізвище дипломата)", який розташовано у верхньому лівому куті аркуша. Крім традицій, він свідчить також про те, що зміст документа в цілому не є терміновим, не призначений для негайного ознайомлення, хоч окремі його частини можуть розсилатися терміново. Як правило, бесіда записується від третьої або від першої особи.

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола порушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися в межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим повинен бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав дипломату порушити під час бесіди.

Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна розмова. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у низці випадків офіційні переговори проводити необов’язково, і домовленість може бути досягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефонна розмова, як правило, проводиться лише для з’ясування чи уточнення окремих питань.

Телефонна розмова є специфічним видом усного мовлення: виключається передача інформації через міміку, жести, вираз очей тощо. Тому при її веденні особливо важливо використовувати лексичні можливості ділової мови. Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв’язок, зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової інформації (перепитування, повторення). Спілкування також може ускладнитися через невміння співрозмовника висловлюватися стисло, простими реченнями. Спілкуючись телефоном, слід намагатися говорити не дуже швидко і, за можливості, чітко, зрозуміло. Тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Виклад справи потрібно здійснювати лаконічно, без зайвих подробиць. Короткі фрази краще сприймаються на слух, ніж довгі, тим більше ускладнені зайвими мовними конструкціями. Розмова телефоном не повинна перетворюватися на монолог. Викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію дозовано, вчасно робити паузи. Загалом, вміння вести телефонну розмову значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу і тим самим дати можливість співрозмовникові висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.

У розмові про третю особу її слід називати на ім’я та по батькові або за прізвищем (повторювати весь час лише "він" — неввічливо).

Ініціатива завершення розмови належить, як правило, тому, хто зателефонував, але якщо дипломатичний ранг співрозмовника вищий, то слід дати можливість закінчити розмову саме йому.

У телефонних розмовах дипломати звичайно обмежуються короткими виявленнями ввічливості, які є обов’язковими. Розмова телефоном з офіційними особами іншої держави прирівнюється до особистої бесіди. До її запису ставляться такі ж вимоги, що і до запису бесіди чи інформації про неї.

Запис телефонної бесіди, як і усної, повинен бути викладений чітко і зрозуміло, без двозначностей, особливо щодо суті сказаного співрозмовником. Цьому мають сприяти нотатки, які робляться під час розмови. Він також супроводжується службовою запискою чи листом, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного використання отриманої інформації в оперативній роботі.

Запис телефонної розмови проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов’язковому порядку необхідно вказати:

— посаду, прізвище, ім’я, по батькові співрозмовника;

— країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

Бесіди дипломатів були і залишаються важливим інструментом дипломатичної практики, тому що мета дипломатії — усунення розбіжностей, протиріч і сприяння розвитку дружнього співробітництва між державами. За словами англійського дипломата Е. Сатоу, "це застосування розуму і такту до ведення офіційних відносин між урядами незалежних держав" [4, с. 38].

Мистецтво дипломатичних бесід полягає у тому, щоб шукати розв’язання складних проблем міжнародних відносин мирним шляхом. У процесі дипломатичної практики кожний дипломат має виробити власну манеру ведення бесід з позицій високого професіоналізму та компетенції.

Під час візитів і бесід не можна забувати про манери, тобто ввічливе, уважне ставлення до людей, вміння добитися свого, зробивши іншим приємність. Правильні манери прикрашають поведінку людини, неправильні — псують її. Під час бесіди мають значення жести, вираз обличчя, міміка, зоровий контакт із співрозмовником. Сучасні вчені-психологи стверджують, що так звана мова тіла — це підсвідоме вираження того, що людина думає і відчуває насправді. Цікавими у цьому сенсі є так звані невербальні комунікативні жести, які систематизував американський спеціаліст з паблік рілейшнз Джон Честер:

1. Співрозмовник барабанить пальцем. Це може означати, що він проявляє нетерплячість або нервується.

2. Співрозмовник знизує плечима. Йому нецікаво або байдуже, що ви говорите.

3. Стиснуті руки означають відчай, безнадію.

4. Стиснуті кулаки — свідчення агресивності, спроба контролювати свій гнів.

5. Розслаблені руки, повернуті перед собою долонями догори, означають затруднення, здивування, стурбованість.