Розділ «Тема 5. Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку»

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і установах регламентуються статтею 10. Інвентаризація активів і зобов'язань Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-ХІУ, Порядком надання фінансової звітності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 та інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1999 року№ 69.

Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і строки проведення інвентаризації і визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли їх проведення є обов'язковим, а саме [181:

o перед складанням річної фінансової звітності;

o при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

o зміни матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

o встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

o пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

o ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах наказом керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою можуть створюватися за наказом керівника робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо у місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів "з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття і оприбуткування цінностей та коштів в книгах і регістрах.

У процесі інвентаризації, що відбувається шляхом підрахунку, зважування, обміру, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі документи, які підтверджують оприбуткування і видачу матеріальних цінностей, здано до бухгалтерії. На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, з них один передають матеріально-відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному примірнику інвентаризаційного опису ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в описі цінності. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бухгалтерського обліку і складають інвентаризаційно-порівняльні відомості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння і встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис збігаються;

б) фактичний залишок менший від облікового - нестача;

в) фактичний залишок більший від облікового - надлишок. Матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній

комісії письмові пояснення щодо причин утворення нестач чи надлишків. Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у п'яти денний термін розглядає і затверджує протокол. Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку: ...

o надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

o нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;

o понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносять на винних осіб за розрахованою сумою відшкодування;

o понаднормові витрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.