Розділ «6.4. Організація і технологія обслуговування гостей службою прийому і розміщення»

- забезпечити підготовку номера до поселення та виконання інших підготовчих заходів згідно побажань клієнта перед прибуттям у готель;

- аналіз стану зайнятості номерного фонду, прогноз щодо його заповнення;

- підбір номерів для бронювання;

- контроль фіксації в електронному вигляді таблиці або окремого журналу заповнення номерів;

- перевірка документів при реєстрації, виявлення терміну їхньої дії;

- перевірка інформації щодо гостей, які від'їжджають, насамперед оплати клієнтами послуг;

- постійна співпраця з суміжними службами в обслуговуванні клієнтів з метою найефективнішого процесу обслуговування;

- відповідальність за збереження ключів від номерів;

- відповідальність за обладнання служби приймання та розміщення;

- доставка пошти та посилок проживаючим;

- толерантна співпраця з клієнтами;

- вирішення питань експлуатації готельного підприємства у нічний та ранковий час - період відсутності вищого керівництва;

- вживати заходи щодо ліквідації конфліктних ситуацій.

Портьє - службовець служби прийому і розміщення, який

працює за стійкою рецепції. Головні функціональні обов'язки стосуються: оформлення необхідної документації при поселенні та від'їзді клієнтів, надання інформації про готель, його структурні ланки та послуги, ведення картотеки зайнятості номерів, проведення розрахунку гостей, бронювання номерів. Обсяг обов'язків портьє залежить від розмірів готелю і його функціональної структури. У структурі управлінської ієрархії портьє підпорядковується черговому адміністратору.

Щодо посади портьє важливе значення мають вимоги індивідуального характеру пов'язані з його фізичними характеристиками: вік, медичні характеристики, комунікабельність. Професійно-кваліфікаційні вимоги стосуються з професійною підготовкою у спеціалізованому навчальному закладі, необхідністю мати досвід роботи, знання технологічної документації, іноземних мов, психології спілкування.

Касир служби прийому і розміщення працює у рецепції поряд з портьє та забезпечує операції з прийому, збереження і здачі за касовим звітом грошей у бухгалтерію, а також повертає гроші клієнтам, які від'їжджають з готелю раніше встановленого терміну. Окрім цього обов'язки касира стосуються:

- внесення повної суми рахунку клієнта;

- отримання оплати від клієнта при від'їзді;

-узгодження оплати рахунків кредитними картками та чеками з бухгалтерією;