TextBook Твердохліб М. Г.
Інформаційне забезпечення менеджменту
ЗМІСТ
Передмова 3Частина І ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ 8Розділ 1. Інформатика і менеджмент в умовах ринкової економіки 91.1. Сутність інформатики 91.2. Сутність менеджменту 121.3. Інформатика і менеджмент 16Запитання для самоперевірки до розділу 1 18Розділ 2. Основи організації баз даних 202.1. Інформаційні системи 202.2. Сутність баз даних і джерела їх формування 242.3. Формування розподілених баз данихта обчислювальних мереж 32Запитання для самоперевірки до розділу 2 38Розділ 3. Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології 393.1. Сутність системи автоматизованого збирання та обробки інформації 393.2. Сутність безпаперової інформаційної технології 463.3. Методи автоматизації процесів збирання інформації 53Запитання для самоперевірки до розділу 3 69Розділ 4. Концептуальна модель системи управління об’єктом в умовах системної обробки інформації 704.1. Роль системної обробки інформації та її вплив на методи управління 704.2. Концептуальна модель системи управління об’єктом 71Запитання для самоперевірки до розділу 4 80Розділ 5. Механізм інформування та концептуальна модельсистеми інформаційного забезпечення менеджменту 815.1. Поняття процесу об’єктивного інформування 815.2. Організація регламентуючої інформації та методи її формування 845.3. Концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту 93Запитання для самоперевірки до розділу 5 102Розділ 6. Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту 1036.1. Методи й види форм інформаційного забезпечення менеджменту 1036.2. Технологія інформаційного забезпечення менеджменту 106Запитання для самоперевірки до розділу 6 112Частина ІІ ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ ПЕРСОНАЛУ НА ОБ’ЄКТАХ УПРАВЛІННЯ РІЗНИХ СФЕР ДІЯЛЬНОСТІ 113Розділ 7. Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу промислового підприємства 1147.1. Передумови організації системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу 1147.2. Формування інформаційної бази 1217.3. Вихідна інформація 142Запитання для самоперевірки до розділу 7 181Розділ 8. Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах 1838.1. Особливості організації системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу 1838.2. Особливості формування вихідної інформації 189Запитання для самоперевірки до розділу 8 192Розділ 9. Ефективність інформаційних систем і мереж та перспективи їхнього розвитку 1949.1. Ефективність інформаційних систем та основні напрями вдосконалення форм і методів управління 1949.2. Перспективи розвитку інформаційних систем і мереж 203Запитання для самоперевірки до розділу 9 209Додатки 210Додаток 1. Перелік завдань для виконання на базах практики на підприємствах та в організаціях 211Додаток 2. Перелік тем рефератів 216Додаток 3. Перелік основних запитань, які включаються до екзаменаційних білетів 219
ЧАСТИНА ІТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ
Розділ 1 Інформатика і менеджмент в умовах ринкової економіки
Розділ 2 Основи організації баз даних
Розділ 3 Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології
Розділ 4 Концептуальна модель системи уп-равління об’єктом в умовах системної обробки інформації
Розділ 5 Механізм інформування та концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту
Розділ 6 Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту
Розділ 1. ІНФОРМАТИКА І МЕНЕДЖМЕНТ В УМОВАХ РИНКОВОЇ ЕКОНОМІКИ
1.1. СУТНІСТЬ ІНФОРМАТИКИВ умовах ринкової економіки значно зросла роль інформації. Тому невипадково інформацію вважають стратегічним ресурсом суспільства в цілому.Термін «інформація» не має точного й однозначного визначен¬ня, як і ряд інших, наприклад, «час», який людство багатогранно використовує для обліку, нормування, планування тощо. Однак найбільш визнаним формулюванням є таке.Інформація (informatio) — інформування, повідомлення про будь-що, про будь-який факт, явище тощо, роз’яснення чого-не-будь. А взагалі інформація — це сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище — систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей, в тому числі і для менеджменту.Для підприємства (виробничого об’єднання, акціонерного товариства, фірми, банку, установи тощо), тобто для будь-якого організаційно-економічного і соціального об’єкта при ринковій економіці інформація має виняткове значення, адже будь-яка діяльність цього об’єкта базується на знаннях конкретної ситуації, що складається як на ринку товарів, послуг, робочої сили, засобів виробництва, грошей тощо, так і в самому підприємстві. Йдеться про керівників і фахівців — менеджерів, які пов’язані з конкретним управлінням і не можуть обходитися без вірогідної зовнішньої та внутрішньої релевантної (relevant — те, що стосується даної справи) інформації при виробленні й прийнятті тих чи інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення виробничої, господарської, збутової та іншої діяльності керованого ними об’єкта управління.Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі вироблення й прийняття управлінських рішень.Для того щоб піднести оперативність і поліпшити якість управління, а також постійно вдосконалювати методи управління, потрібно своєчасно забезпечувати менеджерів різних рівнів об’єк¬тивно необхідною (релевантною) інформацією, яка давала б змогу оцінити зовнішнє і внутрішнє середовище. До факторів зовнішнього макро- й мікросередовища нале-жать:• демографічні (віковий склад населення, співвідношення міського й сільського населення, міграція, освітній рівень, традиції тощо);• економічні (орієнтація та структура господарства, стан фінансової системи, рівень інфляції, конвертованість грошової оди¬ниці тощо);• природні (клімат, наявність сировинних ресурсів, джерел енергії, забруднення довкілля тощо);• науково-технічні (рівень науково-технічного прогресу, стан-дар¬ти в галузі виробництва та споживання, стан устаткування то-що);• політичні (соціально-політичний устрій, розміщення і дії політичних сил, громадських рухів тощо);• юридичні (особливості законодавчої системи та її функціо-ну¬вання, стан і рівень податкової системи тощо);• культурні (культурні цінності, традиції, обряди, віросповідання тощо);• соціальні (рівень життя і соціального забезпечення населення, його купівельна спроможність тощо);• інші (конкуренти, покупці, постачальники і т.ін.). Слід зазначити, що вивченням багатьох аспектів зовнішнього середовища, в тому числі ринку, з метою задоволення попиту споживачів і постачальників, а також проблем виробництва з метою одержання максимального прибутку займається служба маркетингу (market — ринок, діяльність у сфері ринку), що трактується як система, яка управляє співвідношенням попиту покупців і пропозиції продавців, у тому числі виробничо-збутовою та фінансовою діяльністю підприємства. До факторів внутрішнього середовища належать:• кваліфікаційний рівень управлінського персоналу;• стан основних засобів і технологій виробничих процесів;• наявність кваліфікованих виробничих кадрів;• рівень і якість продукції, що виробляється, та наданих по-слуг;• своєчасне забезпечення керівного персоналу необхідною інформацією при виробленні й прийнятті управлінських рішень;• інші.Управління організаційно-економічним (соціальним) об’єктом, як відомо, являє собою процес, що складається із взаємопов’я¬заних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими структурними елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Основним завданням керівної системи є переведення керованої з одного стану в інший згідно із заздалегідь поставленою метою за допомогою інформаційної системи (див. п. 2.1).Слід зазначити, що обсяги інформації у світі постійно зростають. Якщо ще в 80-х роках ХХ ст. її обсяги кожні десять років подвоювалися, то на сучасному етапі вони подвоюються щороку. Все це спонукало людство широко застосовувати технічні засоби для збирання, обробки та зберігання інформації, а канали зв’язку — для її передачі.Наприкінці 60-х років в англомовній літературі з’явився термін «Computer science», що в перекладі означає «наука про перетворення інформації за допомогою технічних засобів». Але цей термін не знайшов широкого застосування.У 70-ті роки у французькій літературі з’явився термін «in-formatigue» (інформація + автоматика), який включає «infor-matic» (інформація) + «hardware» (технічні засоби) + «software» (програми). Цей термін і застосовується нині в науці та практиці.Інформатика — галузь науки і техніки, яка пов’язана з розробкою, створенням, використанням і матеріально-технічним обслуговуванням системи збирання, обробки та зберігання інформації, і яка включає технічні засоби, програмне (математичне) та інформаційне забезпечення, а також організаційні аспекти.Об’єктом інформатики є обчислювальні технології в соціальному середовищі, основані на автоматизації інформаційних процесів збирання, обробки та зберігання інформації.Предметом інформатики є інформаційно-технологічні системи, що діють у соціальному середовищі.Функціями інформатики є обґрунтування засобів і методів технологізації інформаційно-комунікативних процесів та організації цих процесів.Інформатика тісно пов’язана з інформатизацією. Інформатизація як термін з’явилася в літературі на початку 80-х років і означає комплекс заходів, що спрямовані на забезпечення повного використання вірогідного, вичерпного і сучасного знання про всі громадсько значущі види людської діяльності.В умовах, коли діє жорстка конкуренція і поширюється підприємництво, дієвість інформатики в управлінні значно зросла. І це завдяки тому, що значно підвищилась і прискорилась автоматизація процесів оперативного збирання й обробки релевантної інформації сучасними технічними засобами.Це й зрозуміло: організаційно-економічні та соціальні об’єкти управління зможуть вижити лише в тому разі, коли вони своєчасно і в повному обсязі володітимуть усією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією, пов’язаною з їхньою виробничою, бізнесовою чи іншою життєдіяльністю. Це стосується інформації як про зовнішнє, так і про внутрішнє середовище.Сучасні інформаційні системи не лише є моделями тих чи тих об’єктів управління, але вони, ці системи, також спроможні систематично забезпечувати всією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією керівників і фахівців різних рівнів в автоматичному чи в автоматизованому режимі, як, наприклад, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.Тож інформатика об’єктивно притаманна процесу управління і являє собою його необхідний елемент. 1.2. СУТНІСТЬ МЕНЕДЖМЕНТУТермін «менеджмент» (management) визначається як наука про найраціональнішу систему організації та управління. З цим терміном пов’язують, з одного боку, організацію й управління колективом людей, з іншого — організацію й управління діяльністю соціально-економічного (господарчого) чи іншого об’єкта (підприємства, фірми, установи тощо) в цілому чи його окремої складової частини. Крім зазначеного, в літературі застосовуються також близькі за змістом терміни:• управління бізнесом (business managment), що означає управління діяльністю комерційних фірм тощо;• ділове адміністрування (business administration), що є синонімом управління бізнесом;• державне управління (public administration), що означає управління в державних органах будь-якого рівня.Менеджмент як професія і галузь знань стає справді інтернаціональним і виконує функцію чи здійснює діяльність з управління людьми і процесами на будь-якому об’єкті. Менеджментом (як збірне від менеджерів) займається окрема категорія людей, соціальний прошарок тих, хто виконує управлінську роботу. Головною метою менеджменту в умовах ринкової економіки є одержання максимуму прибутку за рахунок застосування найраціональніших систем управління.Менеджмент (управління) характеризують такі принципи, які є загальними для соціально-економічних об’єктів усіх сфер діяльності:• спрямованість дій суб’єкта управління на досягнення конкретної мети;• єдність мети, результату й засобів його досягнення;• комплексність процесу управління, до якого входять організація, планування, облік та аналіз, регулювання (вироблення, прийняття і здійснення управлінських рішень) і контроль;• єдність перспективного, поточного та оперативного планування при його оптимальності й безперервності;• контроль за рішеннями, що приймаються, як найважливіший фактор їх реалізації;• матеріальне і моральне стимулювання творчої активності, успіхів і досягнень як усього колективу, так і кожного працівника;• індивідуальний підхід до кожного працівника, що допоможе максимально використати його загальний потенціал;• зацікавленість кожного працівника в підвищенні своєї кваліфікації, постійному навчанні та опануванні новими знаннями й навичками у своїй діяльності;• орієнтація на здоровий психологічний клімат у колективі;• гнучкість організаційної структури управління, за допомогою якої можна виконувати всі управлінські завдання;• всебічне використання об’єктивної вірогідної інформації при виробленні та прийнятті управлінських рішень.Основу менеджменту становить людський фактор, спрямований на знання суб’єктом управління своєї справи, вміння організувати особисту працю і працю свого колективу, зацікавленість у саморозвитку і творчій діяльності.Менеджмент як процес є актом творчої діяльності людей і здійснюється із застосуванням предметів і знарядь праці.Предметом праці в процесі управління є інформація, яка характеризує, з одного боку, стан і операції, що виконуються під час виробничо-господарської та іншої діяльності об’єкта управління, з другого — його зовнішнє середовище. Тому й предметною областю менеджменту є інформаційна система об’єкта, пов’я¬зана з управлінням. Ця область є складовою частиною загальної інформаційної системи, яка є моделлю об’єкта управління і яка формується на ньому.Знаряддя праці на сучасному рівні — це передусім електронні обчислювальні машини, інформаційна (периферійна та організаційна) техніка, об’єднана каналами (мережами) зв’язку, за допомогою яких вимірюють, збирають, реєструють, обробляють, аналізують, передають, зберігають і розмножують інформацію, яку потім використовують при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а також при контролі виконання цих рішень.Загальна логіка організації процесу управління полягає в тому, що насамперед ставиться мета, потім визначаються заходи для її досягнення, нарешті ставиться завдання (план), виконання якого й приведе до поставленої мети. Основними стадіями управлінської дії є аналіз інформації, вироблення, прийняття, втілення та контроль за виконанням рішень, які забезпечують нормальний хід процесів на керованому об’єкті за заздалегідь складеним планом, розробленим відповідно до поставленої мети.Тож основною функцією менеджменту є вироблення й прийняття оптимальних управлінських рішень, а також організація і контроль за їх виконанням. А тому під прийняттям управлінського рішення розуміють будь-яке попередньо вироблене (в результаті аналізу релевантної інформації) цілеспрямоване рішення з метою впливу на стан, процеси та явища, які відбуваються на керованому об’єкті, для досягнення визначених результатів та контроль за виконанням прийнятого рішення. А управляти (в широкому розумінні), як зазначав видатний французький інженер-теоретик і практик з організації управління Анрі Файоль (1841—1925 рр.), означає за результатами обробки й аналізу релевантної інформації: • передбачати подальший хід подій і розробляти програ-му дій;• організовувати організм фірми — матеріальний і соціальний;• розпоряджатися (керувати), тобто приводити в дію персонал фірми;• погоджувати (координувати) дії і підсилювати складові елементи керованої системи;• контролювати, тобто спостерігати, щоб усе відбувалося так, як передбачено встановленими правилами і зробленими розпорядженнями.У сучасній літературі стадії розпоряджатися (керувати) і погоджувати (координувати) об’єднані в одну — керувати.Управління будь-яким соціально-економічним (господарським) об’єктом базується на ієрархії менеджерів різних рівнів, кожен з яких відповідає за свою ділянку, тобто зобов’язаний виконувати пропоновані завдання і забезпечувати їх задовільне завершення. Ці завдання, які визначаються, як правило, контрактом, у свою чергу формуються на засадах відповідальності (responsibility), підзвітності (accountability), повноважень (authority — право приймати рішення, використовувати ресурси об’єкта і спрямовувати зусилля співпрацівників на виконання поставлених завдань), які менеджер вищого рівня делегує (delegation, передає завдання і повноваження особі, котра приймає на себе відповідальність за їх виконання) менеджеру нижчого рівня.Існують адміністративні повноваження (staff authority) — це форма повноважень, що передаються менеджерам з адміністративними — штатними — функціями; лінійні повноваження (line authority), що передаються менеджером вищого (середнього) рівня безпосередньо підпорядкованому (підлеглому), а також іншим підлеглим працівникам; паралельні повноваження (concurrent authority) — форма адміністративних повноважень, за якої персонал може накласти вето на рішення лінійного керівництва; функціональні повноваження (functio¬nale authority) — форма адміністративних повноважень, за яких персонал може почати діяти за вказівками менедже-ра, але може також накласти на них вето в межах своєї компете-нції.На основі цих повноважень для кожної керівної посади розробляються, як правило, посадова інструкція (job destription) або кваліфікаційні вимоги (job specifications), де коротко перелічуються основні завдання, потрібні навички та вміння, посадові права й функціональні обов’язки, визначається міра відповідальності за прийняте чи неприйняте управлінське рішення. В умовах комп’ютеризації, тобто коли діє система об’є-ктивного інформаційного забезпечення менеджменту, крім того, визначається: коли і про що потрібна тій чи іншій посадовій особі (кому) релевантна інформація для аналізу того чи іншого процесу чи явища, підготовки й прийняття конкретного управлінського рішення.Отже, менеджмент, у свою чергу, тісно пов’язаний з інформатикою.1.3. ІНФОРМАТИКА І МЕНЕДЖМЕНТІнформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або є на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище. Крім того, система об’є¬ктивного інформаційного забезпечення менеджменту дозволяє не лише своєчасно і повно інформувати менеджерів, а й надає їм можливість одержувати необхідні консультації при виробленні та прийнятті управлінських рішень завдяки системі «підказок», радників і т. ін.Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’є¬ктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час релевантною інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію. Але ж суб’єкт управління — керівна система, тільки тоді й може впливати на об’єкт управління — керовану систему, якщо вона (перша) буде безперервно одержувати повну й об’єктивну інформацію про її (другої) стан, процеси та явища, що відбуваються або є, а також про зовнішнє середовище, трансформуючи цю інформацію в управлінські рішення, команди тощо, які потім передає на об’єкт управління, коригуючи його поведінку та забезпечуючи повне і вчасне виконання завдання.Первісний управлінський цикл, як відомо, починається зі збирання та обробки первинної інформації та закінчується одержанням (після аналізу) такої інформації (прийняттям рішення), яку треба передати на об’єкт управління для виконання, а потім і проконтролювати виконання рішення. Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які виконує в процесі управління той чи інший менеджер на основі повноважень або посадових прав і функціональних обов’язків, які він має. Ця потреба завжди конкретна завдяки конкретній задачі, яку вирішує даний менеджер.Обсяги та зміст інформації, потрібної різним менеджерам (суб’єктам управління), залежать також від: • масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;• кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об’єкта управління);• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об’єкта управління);• величини та різноманітності спричинюваних внутрішніх і зовнішніх дій;• кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;• структури системи управління й кількості рівнів у ній, тобто ієрархічності;• інших.Сюди слід віднести й ту інформацію, яку одержують менеджери від радників, консультантів, інших фахівців і професіоналів при виробленні та прийнятті відповідних управлінських рішень, а також інформацію, що характеризує зовнішнє середо¬вище.В умовах ринкової економіки неабиякого значення для менеджера набуває забезпечення його інформацією про зовнішнє середовище. Менеджери різних сфер діяльності змушені пристосовуватися до зовнішнього середовища, використовувати його, щоб вижити й ефективно працювати. Проте вивчення зовнішнього середовища має бути обмежено лише тими аспектами, від яких кардинально залежить успіх ефективної дії об’єкта управління:• інформацією про споживачів, постачальників, конкурентів;• відомостями про урядові та фінансові установи;• про джерела трудових ресурсів;• про інші релевантні щодо здійснюваних цим об’єктом операцій аспекти.Треба враховувати й те, що серед зазначених аспектів є й такі, що мають прямий і непрямий вплив на об’єкт управління ззовні.Середовище прямого впливу включає такі фактори, які безпосередньо впливають на ті операції, що виконує даний об’єкт управ¬ління, і які відчувають на собі прямий вплив тих операцій, що виконують його партнери (постачальники, споживачі, конкуренти, трудові ресурси, законодавчий простір, установи державного регулювання тощо).Середовище непрямого впливу включає фактори, які можуть не чинити прямого негайного впливу на операції, що виконує даний об’єкт управління, але все ж позначаються на них (стан економіки та інфляційні процеси, науково-технічний прогрес і нові технології, соціально-культурні й політичні зміни, вплив групових інтересів, істотні події в інших країнах тощо).Треба взяти до уваги й те, що окремі процеси, що відбуваються в зовнішньому середовищі, взаємопов’язані і взаємозалежні. Наприклад, підвищення цін на продукти нафтопереробки (бензин, мастила) зумовлює загальне підвищення цін на більшість товарів.Щоб своєчасно забезпечити менеджерів об’єктивно потрібною вірогідною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (мережі) як для внутріоб’єктного користування, так і для надійного прямого й оборотного зв’язку із зовнішнім середовищем. Ідеться про забезпечення своєчасного обміну інформацією між менеджерами та іншими особами не лише різних рівнів, а й різних об’єктів управління. Зрозуміло, що такі комунікації відіграють досить важливу роль при виконанні цими менеджерами та іншими особами функціональних обов’язків і користуванні своїми посадовими правами (див. п. 5.3).Відомо, що найефективніше працюють ті менеджери, які ефективно використовують у своїй справі комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинуте вміння усного і письмового спілкування і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливає на обмін інформацією.Сучасні електронні обчислювальні машини, об’єднані мережами, можуть зібрати, обробити і надати менеджерам такі обсяги інформації, що їх… неможливо усвідомити, а потім і використати в процесі управління. В такому разі інформація не буде корисною чи спричинить інформаційне перевантаження менеджера. Інформаційне перевантаження може статися й тоді, коли менеджер захоплений аналізом інформації, що до нього надходить у завеликих обсягах, а також повинен постійно підтримувати інформаційний обмін — він не завжди в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Тому потрібно робити відбір даних з метою виділення релевантної інформації, що стосується проблеми, яку він саме в цей час вирішує.Все зазначене сприяє поліпшенню управління й дозволяє з меншими затратами досягти поставленої мети.Запитання для самоперевірки до розділу 11. Дати визначення інформації.2. Назвати фактори, які дають змогу оцінювати зовнішнє і внутрішнє середовище.3. Назвати структурні складові процесу управління об’єктом.4. Дати визначення інформатики.5. Дати визначення об’єкта, предмета та функцій інфор-матики.6. Дати визначення інформатизації.7. Дати визначення менеджменту та його синонімів.8. Назвати принципи, які характеризують менеджмент (управління).9. Назвати предмет і знаряддя праці.10. Визначити загальну логіку організації процесу управління.11. Дати визначення управління за версією Анрі Файоля.12. Що таке ієрархія керівників на об’єкті управління?13. Що таке делегування повноважень та його види, а також посадова інструкція та кваліфікаційні вимоги до професії (посади)?14. Якими факторами визначається потреба посадової особи в інформації, та що впливає на зміст інформації, яка потрібна менеджеру?15. Що зв’язує інформатику і менеджмент?16. Назвати чинники, що прямо чи непрямо впливають іззовні на об’єкт управління.17. Місце і роль обміну інформацією між менеджерами.
Розділ 2. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ БАЗ ДАНИХ
2.1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИПри вивченні процесів інформаційного забезпечення менеджменту доводиться зустрічатися з такими термінами: «система», «структура системи», «елементи системи», «системний підхід», «об’єкт управління», «інформаційні системи», «інформаційне забезпечення» тощо.Практика свідчить, що лише системна обробка одноразово зібраної вірогідної первинної інформації, яка характеризує передовсім виробничо-господарські та інші процеси і явища на об’єкті управління, разом з іншими видами інформації при вирішенні всього комплексу проблем дає відчутний виграш.Термін «система» (system) використовується в широкому плані і тлумачиться по-різному. Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що складається з численних взаємопов’язаних і (в ряді випадків) взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікальних характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих частин, що становить єдине ціле, спрямоване на досягнення однієї мети. При цьому кількість елементів, що утворюють систему, та зв’язків між ними не уточнюється, оскільки таке уточнення може призвести до суперечки, подібної тій, яку вели стародавні філософи: скільки складених разом каме¬нів становлять купу.Вилучення якоїсь частини системи інколи порушує властивості її цілісності, тобто єдності, а згадана мета, характерна для всієї сукупності складових частин системи, не завжди може бути досягнена.Структура системи визначається розміщенням і взаємо-зв’язками її елементів або частин при виконанні їхніх функцій. Звичайно, згадана структура залежить від величини системи та її складності. Величина системи характеризується не лише кількістю її елементів, а й зв’язками між ними. Щодо складності, то вона визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів та різною якістю зв’язків між ними (прямі, зворотні, нейтральні тощо).При дослідженні соціально-економічної чи організаційної системи важливо встановити загальні зв’язки між її елементами. Науковою основою для раціонального або ефективного управління тією чи іншою системою є системний підхід.Системний підхід — це сукупність методологічних принципів і положень, що дають змогу всебічно розглядати систему як одне ціле з узгодженим функціонуванням усіх її елементів.Системний підхід до створення інформаційної системи — це комплексне вивчення об’єкта управління як одного цілого з розумінням частин його як цілеспрямованих підсистем і вивчення цих підсистем та взаємовідносин між ними. В цьому разі об’єкт управління розглядається як сукупність взаємопов’язаних елементів однієї складової динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів (змінностей), пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.Складові елементи системи, наприклад, об’єкта управління називаються іноді підсистемами. Ці підсистеми в ряді випадків відіграють роль самостійних систем нижчого рівня. Такий підхід передбачає:• вивчення кожного елемента підсистеми в його взаємозв’язку і взаємодії з іншими елементами підсистеми;• дає змогу спостерігати зміни, що відбуваються в системі як результат зміни її основних елементів підсистем;• виявляти специфічні системні властивості, робити об-ґрунтовані припущення щодо закономірностей розвитку системи та визначати оптимальний режим її функціонування. При цьому менеджер, який приймає управлінські рішення, має аналізувати взаємозв’язки частин об’єкта управління (його внутрішні змінності), об’єкта управління в цілому і зовнішнього щодо нього середовища (зовнішні змінності), а також пам’ятати, що кожне його рішення так чи так впливає на всі аспекти об’єкта управління. За цих умов набуває чинності ситуаційний підхід (contіngency approach), тобто концепція, яка стверджує, що оптимальне рішення є функція факторів середовища в самому об’єкті управління (внутрішні змінності) і навколишнього середовища (зовнішні змінності). Тобто йдеться про конкретні прийоми та концепції з визначеними конкретними ситуаціями для досягнення мети (з урахуванням усіх факторів) з найбільшим виграшем.Системному підходу притаманні такі основні принципи:• кінцевої мети — абсолютний пріоритет кінцевої (глобальної) мети;• єдності — розгляд системи як цілого, так і сукупності елементів;• зв’язності — розгляд будь-якої частини разом з її зв’язками з оточенням;• модульної побудови — корисно виділяти модулі в системі та розглядати її як сукупність модулів;• ієрархії — корисно вводити ієрархію елементів і (чи) їх ранжування;• функціональності — спільний розгляд структури та функцій з пріоритетом функцій над структурою;• розвитку — врахування змін системи, її здатність до розвитку, розширення, зміни елементів, накопичення інформації;• децентралізації — поєднання рішень, які приймаються, та керування централізацією і децентралізацією;• невизначеності — врахування невизначеностей та випадковостей у системі.Системний підхід часом називають комплексним, що є не зовсім правильно. Його характерними ознаками є:• одночасне розроблення великої кількості задач;• максимальна типізація та стандартизація рішень, що приймаються;• багатоаспектне уявлення про структуру інформаційної системи як про систему, що складається з кількох груп компонентів, та відносна автономна їх розробка;• ключова роль баз даних;• локальне впровадження та збільшення функціональних задач.У методологічному відношенні системний підхід базується на ідеях цілісності, цілеспрямованості, організованості об’єктів управління, їхній внутрішній активності та динамізмі.В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки. Отож з цих позицій і розглядатимемо інформаційні системи.Інформаційна система — це сукупність різноманітних взаємопов’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи різними користувачами створюється інформаційне забезпечення.Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90. «АС. Термины и определения»).Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования») такі:• інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;• для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;• інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем, з якими воно взаємодіє;• форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;• сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;• інші вимоги.Загальноприйнятої класифікації інформаційних систем поки що не існує. Проте їх можна класифікувати за різними ознаками:• за рівнем або сферою діяльності — державні; територіальні або регіональні; міжгалузеві; галузеві або відомчі; об’єднань, фірм, підприємств або установ; технологічних процесів тощо;• за рівнем автоматизації процесів управління — автоматизованого збирання й обробки інформації; інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;• за ступенем централізації обробки інформації — централізовані, децентралізовані та змішані інформаційні системи, інформаційні системи колективного використання;• за ступенем інтеграції функцій — багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство — об’єднання, об’єднан-ня — галузь і т.ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; однорівневі інформаційні системи.Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління, та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта — це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.Щоб на об’єкті управління функціонувала система об’єктив-ного інформаційного забезпечення менеджменту, розробляється механізм або інструмент об’єктивного інформування менеджерів, складовими якого є методика, спеціальна інформація та спеціальне програмне забезпечення.З цих позицій і розглядатимемо інформаційну систему, яка має назву об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.2.2. СУТНІСТЬ БАЗ ДАНИХ І ДЖЕРЕЛА ЇХ ФОРМУВАННЯСистема об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.Інформаційна база, яка є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішньому середовищі, включає дві частини:• позамашинну інформаційну базу;• машинну інформаційну базу.Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.Машинна інформаційна база — це друга частина інформаційної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних масивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.Масив — це ідентифікована сукупність примірників (однорідних записів) логічно пов’язаних між собою даних, які містяться в зовнішній пам’яті (на магнітних та інших носіях чи в пам’яті ЕОМ) і є доступними для програми.У системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту машинна інформаційна база, до складу якої входить повний набір первинних та інших масивів, являє собою інформаційну модель об’єкта управління.Відомо, що донедавна при організації обробки інформації на ЕОМ застосовувався підхід, за якого на основі інформації однієї і тієї самої предметної області (наприклад, матеріальних ресурсів) формувалися масиви лінійної структури. Недоліком таких масивів, які мають лінійну структуру, є те, що інформація одного й того самого об’єкта управління розосереджується поміж багатьма різними масивами (нормативними, плановими та ін.), що неминуче призводить до дублювання деяких реквізитів, ускладнення під час спільної їх обробки тощо, а головне — не дає змоги реалізувати принцип незалежності даних від прикладних програм користувача. Лінійні масиви, сформовані традиційним способом, ефективні, як правило, з позиції одного застосування.Розширення експлуатаційних можливостей обчислювальної техніки, поява пристроїв запам’ятовування з безпосереднім (прямим) доступом створили передумови для розв’язання проблем незалежності, неузгодженості та надмірності даних, а також сприяли створенню нової концепції організації машинної інформаційної бази — концепції інтеграції даних, що дістала назву автоматизованого банку даних.Автоматизований банк даних (АБД) — це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних користувачам.Основними перевагами організації автоматизованого банку даних щодо інших є:• багаторазовість використання даних — одні й ті самі дані можуть використовуватися для розв’язування різних взаємопов’язаних задач;• скорочення витрат на створення та введення машинної інформаційної бази: організація даних у такий спосіб характеризується нижчою вартістю створення й меншими витратами на внесення змін до бази, оскільки зміни на фізичному рівні не потребують внесення змін до прикладних програм;• зменшення надмірності даних. Необхідність розв’язування нових задач забезпечується здебільшого за рахунок наявних масивів у базі даних, а не шляхом створення нових масивів. Дублювання даних у базі даних потрібне лише для забезпечення оперативності пошуку даних і організації зв’язку між масивами. Таке дублювання не є надмірним;• швидкість обробки непередбачених запитів. Для обробки таких запитів найчастіше не вимагається створення нової програми мовами програмування, оскільки ці процедури виконуються за допомогою спеціальних мовних засобів (мови запитів і мови генерації звітів), які входять до складу системи управління базою даних (СУБД);• простота і зручність внесення змін за рахунок єдиної системи ведення бази даних, яка підтримується засобами СУБД;• логічна та фізична незалежність даних від прикладних програм.Автоматизовані бази даних класифікують за різними ознаками.1. За призначенням АБД бувають:• банки даних для вирішення задач об’єктів управління різних сфер діяльності;• банки даних, що спеціалізуються на окремих специфічних видах діяльності;• інформаційно-пошукові.2. За архітектурою обчислювального середовища:• централізовані;• розподілені;• змішані.3. За видом інформації, що зберігається:• банки даних;• банки документів;• банки знань.4. За мовою спілкування користувача з базами даних:• з базовою мовою (відкриті системи);• з власною мовою (закриті системи).Зазначимо, що закриті системи, які мають власну мову спілкування, не потребують посередника-програміста для спілкування користувача з базою даних, оскільки самі вони (при відповідній підготовці) зможуть працювати з базою даних.Складовими компонентами автоматизованого банку даних є:• база даних;• система управління базою даних.База даних — це відповідним чином пойменована, структурована сукупність взаємопов’язаних даних, що характеризують окрему предметну область і перебувають під управлінням СУБД. При цьому дані зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях, не залежать від прикладних програм і можуть використовуватися багатьма користувачами. Структура бази даних відповідає інформацій¬ній моделі предметної області за станом на кожний даний момент.Під предметною областю в даному разі розуміють інформаційний об’єкт з однорідною інформацією, яка моделюється за допомогою бази даних і використовується для розв’язування різних взаємопов’язаних задач, що належать переважно до цього об’єкта.Система управління базою даних (СУБД) забезпечує автоматичне виконання основних функцій бази даних і включає комплекс програмних і певних засобів загального та спеціального приз¬начення, які необхідні для створення та управління базою даних, підтримки її в актуальному стані, підтримки цілісності й захисту даних, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах чинної технології обробки даних.В основі організації бази даних є модель логічного рівня, яка підтримується засобами конкретної СУБД і визначає правила, згідно з якими структуруються дані. Це зовнішній рівень моделювання. За допомогою зазначеної моделі подається велика кількість даних і описуються взаємозв’язки між ними. Найпошире¬нішими є такі моделі даних: ієрархічна, сіткова, реляційна.Ієрархічна модель даних будується на основі принципу підпорядкованості елементів даних і є деревоподібною структурою, що складається з вузлів (сегментів) і дуг (гілок). Дерево в ієрархічній структурі впорядковане за чинними правилами розміщення його сегментів і гілок: на горішньому рівні перебуває один сегмент — кореневий (вихідний); сегмент другого рівня — породжений — залежить від першого, вихідного; доступ до кожного породженого (крім кореневого) відбувається через його вихідний сегмент; кожен сегмент може мати по кілька примірників конкретних значень елементів даних, а кожен елемент породженого сегмента пов’я¬заний з примірником вихідного і створює один логічний запис; примірник породженого сегмента не може існувати самостійно, тобто без кореневого сегмента; при вилученні примірника кореневого сегмента також вилучаються всі підпорядковані і взаємопов’язані з ним примірники породжених сегментів.Сіткова модель даних являє собою орієнтований граф з по-йменованими вершинами та дугами. Вершини графа — записи, що є пойменованою сукупністю логічних взаємопов’язаних елементів даних або агрегатів даних. Під агрегатом даних розуміють пойменовану сукупність елементів даних, які є всередині запису. Для кожного типу записів може бути кілька примірників конкретних значень його інформаційних елементів. Два записи, взаємопов’язані дугою, створюють набір даних. Запис, з якого виходить дуга, називається власником набору, а запис, до якого вона спрямована, — членом набору. Реляційна модель даних являє собою набір двовимірних пласких таблиць, що складаються з рядків і стовпців. Первинний документ або лінійний масив являє собою пласку двовимірну таблицю. Така таблиця називається відношенням, кожен стовпець — атрибутом, сукупність значень одного типу (стовпця) — доменом, а рядка — кортежем. Отже, стовпці таблиці є традиційними елементами даних, а рядки — записами. Таблиці (відношення) мають імена. Імена присвоюються також і стовпцям таблиці. Кожний кортеж (запис) відношення має ключ. Ключі бувають прості та складні. Простий ключ — це ключ, який складається з одного атомарного атрибута, значення якого унікальне (не повторюється). Складний ключ складається з двох і більше атрибутів. Для зв’язків відношень одного з одним у базі даних є зовнішні ключі. Атрибут або комбінація атрибута відношення є зовнішнім ключем, якщо він не є основним (первинним) ключем цього відношення, але є первинним ключем для іншого відношення.Внутрішній рівень пов’язаний з фізичним розміщенням даних у пам’яті ЕОМ. На цьому рівні формується фізична модель бази даних, яка містить структури зберігання даних у пам’яті ЕОМ і включає опис форматів записів, їхнє логічне чи фізичне впорядкування, розміщення за типами пристроїв, а також характеристики і шляхи доступу до даних. Запит оформляється за певною формою та охоплює назву даних, період часу, за який потрібні дані, а також структуру та зміст відео- або документограм.Від параметрів фізичної моделі залежать такі характеристики бази даних: обсяг пам’яті та час реакції системи. Фізичні параметри бази даних можна змінювати в процесі її експлуатації (не змінюючи при цьому опису інших рівнів) з метою підвищення ефективності функціонування системи.Для ведення й підтримки бази даних в актуальному стані призначається адміністратор АБД з такими його основними функціями:• розробка опису бази даних і початкове її завантаження;• підтримка цілісності бази даних і організація захисту зберігання даних;• відновлення бази даних при її пошкодженнях або збоях;• нагромадження статистики щодо роботи бази даних;• реорганізація та реструктуризація бази даних згідно зі зміною потреб, що виникли на об’єкті управління, та ін.Якщо використовується персональна ЕОМ, то функції адміністратора виконуються користувачем і частково програмістом, який відповідає за супровід даної системи. При цьому користувач відповідає за завантаження бази даних та її підтримку в актуальному стані, програміст — за функції відновлення бази даних у випадках її зруйнування.Джерелами формування інформаційних масивів баз даних є:• дані про внутрішній стан і процеси, що відбуваються на даному об’єкті управління;• вибіркові дані про зовнішнє середовище, пов’язані з даним об’єктом управління.Дані про внутрішній стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління, фіксуються переважно в первинних документах. Зміст їх — характеристика виробничо-господарської та іншої діяльності об’єкта. Фрагмент джерел формування інформаційних масивів для об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу розглянуто в п. 7.2. Про деякі методи автоматизації процесів збирання первинної (фактичної) інформації описано в п. 3.3.Дані про зовнішнє середовище, що формуються службою маркетингу і потрібні для організації виробництва на об’єкті управління, вибираються з джерел, які розглянуті в п. 7.2. Крім того, в Україні використовуються також ось такі конкретні інформаційні джерела:• Комерційні телевізійні і радіогазети. За допомогою цих видань за відповідну плату можна автоматично одержати дані про різні фірми, товари тощо із записом їх на магнітний носій ПЕОМ.• Інформаційні центри з мережами. Ці центри, які створюються при різних об’єктах управління і в регіонах, мають різноманітні комерційні дані, інформацію про законодавчі, розпорядчі та інші нормативні й правові акти. Зазначена інформація надається користувачам з записом її на магнітний носій ПЕОМ. • Проспекти й буклети, які видають самі фірми, газети, журнали тощо. Вони містять інформацію про фірми, їхній виробничо-торговельний потенціал тощо.• Торговельно-економічна палата України. Вона має інформацію про всі акредитовані при ній фірми, товари тощо.• Торговельні, фінансові та інші біржі. В них можна одержати інформацію про товари, що продаються й купуються, стан валютного ринку тощо.• Решта джерел інформації, що характеризують стан зовнішнього середовища.Наприклад, Інститут проблем реєстрації інформації (ІПРІ) Національної академії наук України розробив і з успіхом запроваджує на території України Автоматизовану систему масового розповсюдження комп’ютерної інформації (АСМРКІ) каналами телебачення. Практичним упровадженням цієї системи стало створення електронної комп’ютерної газети «ВСЕ-ВСІМ», яка виходить 5 разів на тиждень на каналі Українського телебачення УТ-1. Постачальниками інформації для газети є інформаційні структури Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, міністерств і відомств, банків, бірж, інститутів, видавництв, підприємств і організацій, а також закордонні банки даних, що надходять через супутниковий зв’язок системи EUTELSAT. Таке інформаційне обслуговування включає організаційно-розпо¬рядчі та нормативні документи України різних владних і відомчих структур, технологічні, інженерні та економічні відомості з різних питань тощо, поширювані як каналами телебачення, так і з допомогою машинних носіїв для банків даних, що використовують персональні ІBM-сумісні комп’ютери. Крім того, інформаційно-аналітичним центром «ЛІГА» розроблено інформаційно-пошукову систему «Законодавчі та нормативні акти України», яка доповнює щойно згадану систему АСМРКІ і функціонує в Україні для передавання оперативної правової інформації за допомогою модемного зв’язку (мережі RELCOM, BBC) як через телегазету «ВСЕ-ВСІМ» на першому каналі телебачення України, так і через дискети. Юридичні документи подаються до центру відповідними структурами Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Міністерства юстиції, Головної державної податкової інспекції, Державного митного комітету тощо.Функціонують також інформаційно-пошукові системи «ПРАВО» при інформаційному центрі Верховної Ради України, «ЮІС» (фірма «Юридичні інформаційні системи») тощо.Слід згадати також інші джерела інформації, які рекламують фірми й товари, що їх вони виробляють або перепродують. Це довідники типу «Жовті сторінки», газети типу «Бізнес», журнали типу «Кто есть кто на компьютерном рынке Украины» тощо. В них наводяться також адреси фірм, телефони, інша інформація.Джерелом інформації, яка характеризує міжнародні комерційні та інші чинники, є ось що:• проспекти і каталоги, які публікують самі фірми. У них наводяться такі основні дані про фірми: їхній правовий статус і структура (за наявності відділень і філій); виробничий і торговельний профіль, збутові мережі та клієнтура; баланс доходів і витрат, фінансові звіти (про стан кредиторської та дебіторської заборгованостей, обсяги продажу, обсяги акціонерного капіталу і нарахованих дивідендів тощо); реклама про окремі товари чи групи товарів тощо;• міжнародні та національні технічні і комерційні довідники. У них фіксуються дані про виробничу й комерційну діяльність фірм, їхню структуру тощо з наданням адрес, телефонів, іншої інформації;• відомості про кредитоспроможність фірм. Ці дані видаються за відповідну плату різними закордонними кредитними та довідковими бюро чи конторами. Наприклад, американська кредитно-довідкова фірма «Dun and Bradstreet, іnc», яка має свої філії та кореспондентів у багатьох країнах світу;• довідники про керівний склад фірм. Наприклад, книга «WHO’S WHO», яка щорічно видається і в якій є дані не лише про фірми, а й про їхніх керівників (прізвище, посада, освіта, успіхи в бізнесі й т. ін.);• різні комерційні банки даних та інформаційні банки з комп’ютерною мережею комерційної інформації. Наприклад, комерційно-виробнича фірма «Вычислительний центр коллективного пользования» об’єднання Совинцентр (Російська федерація), що входить до міжнародної комп’ютерної мережі комер¬ційної інформації «WTC NETWORK» і має змогу підключатися до 160 центрів міжнародної торгівлі й тисяч фірм, розташованих у понад 90 країнах;• торговельно-виробничі та економічні палати країн. У цих палатах можна дістати різні дані про акредитовані при них фірми, товари тощо;• інші джерела інформації про комерційні та інші аспекти.Особливу інформаційну насиченість несе міжнародна глобальна комп’ютерна мережа Internet, яка широко розповсюджується в Україні (див. п. 9.2). Значна частина зазначених та інших джерел інформації розміщується в мережі Internet.2.3. ФОРМУВАННЯ РОЗПОДІЛЕНИХ БАЗ ДАНИХ ТА ОБЧИСЛЮВАЛЬНИХ МЕРЕЖРізновидом баз даних з погляду їх формування, зберігання й використання є розподілені бази даних. Ці бази даних широко використовуються в організації комплексів взаємопов’язаних АРМ менеджерів, де встановлено ПЕОМ, а також у системі об’єк¬тивного інформаційного забезпечення менеджменту.В інформаційно-обчислювальних системах, які використовують ПЕОМ, потреба переходу від традиційних до розподілених баз даних зумовлена прагненням розв’язати суперечність між перевагою розподіленого зберігання і ведення баз даних та потребою їх інтегрованого використання як цілого.Розподілена база даних — це сукупність логічно пов’язаних баз даних або частин однієї бази, які розпаралелені між кількома територіально розподіленими ПЕОМ і забезпечені відповідними можливостями для управління цими базами чи їхніми частинами. Тож розподілена база даних реалізується на різних просторово розосереджених обчислювальних засобах разом з організаційними, технічними і програмними засобами її створення та ведення.До основних переваг розподіленої бази даних можна віднести:• підвищення продуктивності системи за рахунок розпаралелення процесів збирання та обробки даних;• підвищення ефективності управління базами даних і поліпшення експлуатаційних характеристик системи управління даними;• досягнення збалансованості навантаження й синхронізації процесів збирання й обробки даних;• підвищення надійності й живучості системи;• вдосконалення гнучкості, нарощуваності та модифікованості бази даних;• скорочення вартості організації і затрат на експлуатацію бази даних;• збільшення обсягу збережених і доступних для обробки даних;• зменшення обсягів даних, що пересилаються.Розподілені бази даних можна ефективно використовувати в предметних областях, які характеризуються:• надто великими обсягами даних, що збираються, зберігаються й обробляються;• фізичною розосередженістю місць збирання, зберігання й використання даних;• наявністю розвинених засобів обчислювальної техніки та мереж передачі даних;• можливістю збирання й обробки більшої частини інформації в місцях, де вона виникає чи зберігається;• необхідністю одночасного масового збирання й обробки інформації тощо. Ці особливості притаманні передусім виробничому об’єкту уп¬равління та його предметним областям. Як предметні області можна використовувати ресурси (матеріальні, трудові, фінансові тощо).За способом розміщення розподілені бази даних поділяють на зосереджені і розосереджені.Зосереджені (або централізовані) розподілені бази даних фізично розміщені в одному місці. Для обміну інформацією між окремими (локальними) підбазами використовуються канали зв’яз¬ку прямого доступу. Термін «канал зв’язку» (channel) щодо обміну інформацією означає засіб передавання інформації (письмової, усної, формальної, неформальної тощо), придатної для електронних засобів зв’язку. Обмін даними між взаємопов’язаними підбазами здійснюється без помітних обмежень на обсяги й характер інформації, що передається. Такі бази даних мають цілу низку переваг:• простоту побудови;• зведене до мінімуму дублювання інформації;• максимальну уніфікацію методів зберігання, коригування та пошуку інформації.Проте бази даних, зосереджені в одному місці — вузлі мережі, — мають чимало недоліків:• при централізації зберігання значно збільшується час на передавання інформації, а через це зростає й час реакції системи;• централізована система обмежена обсягами пам’яті ЕОМ тощо.Розосереджені (або децентралізовані) розподілені бази даних фізично розміщені в різних місцях — вузлах обчислювальної мережі. Обмін інформацією між підбазами здійснюється з використанням каналів зв’язку. Як підбази розподіленої бази даних можуть використовуватися зосереджені (централізовані) бази даних і окремі (локальні) підбази. Обмін між взаємозв’язаними підбазами здійснюється здебільшого результатною (обробленою, узагальненою) інформацією. При виконанні запиту в таких системах використовується декомпозиція запиту на підзапит до локальних підбаз і паралельне виконання виділених підзапитів у різних вузлах обчислювальної мережі. Ці бази даних мають безперечні переваги порівняно з централізованими: • обсяги пам’яті обмежені пам’яттю не однієї ЕОМ, а сумарною пам’яттю ЕОМ, які містяться в усіх вузлах мережі;• зменшуються затрати на передавання інформації, оскільки в кожному вузлі перебуває та інформація, яка необхідна конкретному користувачеві і за змогою забезпечує всі його інформаційні потреби.Проте розосереджена база даних призводить до неминучого дублювання певної частини інформації, безконтрольності зростання її обсягів, ускладнюючи водночас проблему зберігання несуперечливості інформації.Розглянута концепція розподілених баз даних набула значного поширення при функціонуванні розподіленої обробки інформації. При цьому організація такої обробки інформації відбувається, як правило, в рамках системи автоматизованого збирання й обробки інформації як в окремих структурних ланках, так і по об’єкту управління в цілому. Організаційною передумовою застосування розподіленої обробки інформації є те, що в умовах ринкової економіки, коли широко впроваджуються в практику господарського механізму госпрозрахунок, оренда тощо, розвиваються процеси децентралізації управління об’єктом. Технічною передумовою зазначених процесів є те, що набувають поширення (і вельми ефективно) ПЕОМ, які прості в експлуатації та обслуговуванні, мають відносно низьку вартість і малі габаритні розміри тощо. Усе це дає змогу наблизити їх до місць масового виникнення, первинного збирання, обробки й використання інформації щодо процесів, які відбуваються у виробничо-господарській діяльності об’єкта управління, а також розподілити ці ПЕОМ на всіх рівнях управління цього об’єкта.В умовах системної обробки інформації, коли концепція розподіленої обробки інформації реалізується на базі комплексів ПЕОМ і локальних мереж, широко застосовуються АРМ керівників і фахівців різних рівнів об’єкта управління.На великих об’єктах управління, наприклад, на промислових підприємствах, комплекси АРМ доцільніше будувати за ресурсозабезпечувальною ознакою (див. п. 3.1), тобто для збирання й обробки інформації за окремими блоками (ресурсами): готовою продукцією, основними засобами (фондами), матеріальними, тру¬довими й фінансовими ресурсами. Крім того, виділяються центральні ПЕОМ (сервери) як для внутрішнього збирання зведеної інформації по об’єкту управління в цілому, створення і зберігання розподіленої бази (баз) даних тощо, так і для зв’язків з об’єктами управління зовнішнього середовища. Окремі АРМ менеджерів вищого рівня пов’язані як із центральними і зовнішніми ПЕОМ, так і з ПЕОМ керівників середнього й низового рівнів (див. п. 5.2).За наявності зосередженої (централізованої) розподіленої бази (баз) даних у них формуються не лише всі масиви з умовно-постійною інформацією, а також і єдині масиви регламентуючої інформації та бібліотеки описаних форм первинних і вихідних документів, стандартних текстів-заготовок і т. ін. АРМ менеджерів середнього та низового рівнів дістають у готовому вигляді потрібну їм інформацію від цієї бази (баз) даних. Такий спосіб створення й використання розподілених баз даних вигідний за невеликих обсягів виробництва й коротких відстаней ПЕОМ низових і середніх рівнів від центральної ПЕОМ. Розосереджена розподілена база (бази) даних, де комплекси ПЕОМ згруповані за ресурсозабезпечувальною ознакою і становлять основу системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджерів різних рівнів на великих об’єктах управління, у ринкових відносинах має велике значення. За цих умов є реальна можливість своєчасно забезпечувати всіх користувачів об’єктивною і вірогідною внутрішньою та зовнішньою інформацією.Оперативне забезпечення всіх користувачів може бути досягнуте за рахунок організації мережі АРМ менеджерів. Локальна обчислювальна мережа забезпечує колективне користування загальними даними, дає змогу проводити різноманітні індивідуальні обчислення на ПЕОМ тощо. При цьому зберігається простота спілкування з ПЕОМ, водночас користувачам надається можливість спільно працювати з даними та периферією, а також виникає змога здійснювати обмін даними в реальному часі між різними АРМ.АРМ менеджерів і фахівців, які є в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, можуть функціонувати в різних типах локальних обчислювальних мереж: із зірковою, кільцевою, гібридною структурами зв’язку, з загальною шиною. До найпоширеніших локальних обчислювальних мереж, які організуються при зазначеній системі, належать локальні мережі із загальною шиною та кільцевою організацією зв’язку.Технічне забезпечення цих мереж включає такі основні елементи:• центральну ЕОМ локальної обчислювальної мережі (файл-сервер);• набір ПЕОМ або робочих станцій, які використовують як АРМ;• фізичне середовище передачі даних, сіткові адаптери тощо.Кількісний склад цих елементів залежить від обсягів інформації, яка функціонує в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців.Як центральна ПЕОМ (файл-сервер) має застосовуватись ЕОМ, укомплектована швидкодіючим процесором з відповідним обсягом дискової пам’яті.На робочих місцях як АРМ можуть використовуватися ПЕОМ середньої продуктивності. Сіткова технологія завжди припускає використання СУБД як системний набір інструментальних засобів. При виборі СУБД потрібно зважати на те, що вона мусить забезпечувати оперативний доступ до даних, захист цілості даних, тобто захист від апаратних збоїв та програмних помилок, розмежування доступу та захист від несанкціонованого доступу, підтримку спільної роботи кількох користувачів із загальними даними тощо. Крім того, використовуються відповідні пакети та прикладні програми для обробки й постачання інформації, потрібної всім користувачам.При розробці прикладних програм необхідно створити такий сценарій діалогу користувача з ПЕОМ, щоб його можна було реалізувати у вигляді системного (багаторівневого) меню, кожна позиція якого відповідає окремим об’єктам інформації чи їхнім елементам. Активізуючи означену позицію меню, користувач за потреби зміг би в такому разі мати доступ до відповідної технологічної операції та до масивів необхідної бази даних тощо.При організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту в умовах локальної обчислюваль-ної мережі має бути прийнята концепція єдиної інформаційної бази для всієї системи. Це означає, що один раз занесена в базу первинна інформація з місця її виникнення має в ра-зі потреби багаторазово використовуватися всіма користувачами цієї системи. Тому така база має постійно підтримуватися з погляду її повноти й вірогідності даних, а також бути надійно «замкненою» від несанкціонованого втручання до її даних і т. ін.В умовах функціонування систем об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту альтернативою локальній обчислювальній мережі для об’єднання різних АРМ у спільну систему є створення багатокористувацької обчислювальної системи на базі центрального процесора та його периферії, наприклад, інтелектуальних відеотерміналів з обмеженою індивідуальною обчислювальною здатністю. Така система має певні переваги над обчислювальною мережею, а саме: • багатокористувацька система, як і локальна мережа, забезпечує спільне використання системою всіх масивів, але зі швидшим доступом до диска;• бази даних з локальною мережею пересилають усю інформацію на робочу станцію, тобто на ПЕОМ (АРМ), що дозволяє ущільнити графік завантаження, а тому бази даних, які потребують частого звертання до жорсткого диска, мають ліпші характеристики під час роботи в багатокористувацькій обчислювальній системі;• у разі експлуатації багатокористувацька обчислювальна мережа потребує значно менших затрат, ніж локальна, за рахунок використання пристроїв, значно дешевших порівняно з персональними ЕОМ (наприклад, інтелектуальних відеотерміналів).Вибір того чи того способу об’єднання ПЕОМ у єдиний комплекс (систему) залежить від цілої низки факторів, пов’язаних з територіальним розміром об’єкта управління; видом виробництва; обсягами інформації, що циркулює цим об’єктом; величиною комплексу (кількістю ПЕОМ у системі); повноваженнями, якими наділені користувачі цих ПЕОМ (АРМ) тощо.Тож об’єктивне інформаційне забезпечення менеджменту ґрунтується на розподілених базах даних і розподіленій обробці інформації, які всебічно характеризують об’єкт управління.Таким чином, розподілена обробка інформації дає змогу:• прискорити збирання й обробку інформації за рахунок максимального наближення засобів обчислювальної та інформаційної техніки до місць, де виникає ця інформація, обробляється й використовується менеджерами та фахівцями різних рівнів; • значно ефективніше задовольнити різноманітні й часто мін-ливі інформаційні потреби управлінського персоналу, забезпечити необхідною інформацією процеси прийняття рішень для оперативного управління;• знизити витрати на утримання всієї обчислювальної системи;• збільшити гнучкість і піднести живучість системи (вихід з ладу однієї ПЕОМ не призведе до відмови всієї системи);• менеджерам різних рівнів брати безпосередню участь у процесі управління (в діалоговому режимі) й підвищити їхню відповідальність за прийняті (або не прийняті) управлінські рішення;• поступово (модульно) створювати обчислювальну систему за рахунок зміни окремих периферійних технічних засобів і додавання нових, у тому числі й ПЕОМ.Запитання для самоперевірки до розділу 21. Дати визначення системи, її структури, системного підходу взагалі і, зокрема, до створення інформаційної системи.2. Що таке об’єкт управління?3. Назвати основні принципи і характерні ознаки системного підходу.4. Дати визначення інформаційній системі та інформаційному забезпеченню.5. Розповісти про класифікацію інформаційних систем.6. Дати визначення механізму (інструмента) об’єктивного інформування менеджерів і назвати його складові.7. Дати визначення інформаційної бази і її складових.8. Дати визначення інформаційного масиву.9. Дати визначення автоматизованого банку даних (АБД).10. Назвати переваги, розповісти про класифікацію та складові АБД.11. Дати визначення бази даних, системи управління базою даних.12. Дати визначення предметної області.13. Назвати моделі даних і дати їм характеристику.14. Якими є роль і функції адміністратора АБД.15. Назвати джерела формування інформаційних масивів бази даних.16. Дати визначення розподіленої бази даних і назвати її основні переваги.17. Назвати види розподілених баз даних за способом їх розміщення і дати їм характеристики.18. Що таке розподілена обробка інформації та якими є її переваги?19. Що таке локальні обчислювальні мережі і які є їх типи?20. Що таке багатокористувацька обчислювальна система? Назвати її переваги над обчислювальною мережею.
Розділ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ СИСТЕМИ АВТОМАТИЗОВАНОГО ЗБИРАННЯ ТА ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ПРИ БЕЗПАПЕРОВІЙІНФОРМАЦІЙНІЙ ТЕХНОЛОГІЇ3.1. СУТНІСТЬ СИСТЕМИ АВТОМАТИЗОВАНОГО ЗБИРАННЯ ТА ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇОсновною передумовою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій ін-формаційній технології.Соціально-економічний об’єкт управління, чи це підприємство, чи це виробниче об’єднання, акціонерне товариство, фірма, біржа, банк, комерційна структура, установа тощо (далі — підприємство), є організаційно-економічною системою. У цих об’є¬ктах управління (підприємствах) взаємозв’язок керівної і керованої систем визначається через інформаційну систему, в якій інформаційні сукупності, що характеризують нормативні, планові, довідкові та фактичні явища й процеси, також тісно взаємопов’язані і взаємозалежні (див. п. 4.2).Взаємозв’язок інформаційних сукупностей (внутрішні змінності) розглянемо на прикладі промислового підприємства, де конструкторська і технологічна інформація характеризує структуру й технологію виготовлення виробів, нормативна й розцінкова інформація є базою при плануванні виробництва цих виробів, а довідкова інформація добре доповнює щойно зазначену. Облікова або первинна (фактична) інформація характеризує процеси та явища, що відбуваються, або є у виробничо-господарській та ін. діяльності. Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва з виготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським і технологічним вимогам.Зауважимо, що елементи інформаційної системи — інформаційні сукупності на підприємстві — не лише взаємопов’язані й доповнюють один одного, а й багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторення) вельми ефективно використовується при застосуванні ПЕОМ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторсько-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація несе повідомлення, що, в якій (заданій) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає на запитання, хто зробив, а також, що, в якій (фактичній) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо вже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації — умовно-постійна — доповнюється другою частиною — фактичною. При цьому в обох частинах є чимало спільного. Так, інформація, яка відповідає на запитання, що, як, де, на чому, за допомогою чого і в яких умовах, є в обох частинах, і лише інформація, яка відповідає на запитання хто зробив і в якій кількості, це нове доповнення (тобто змінна інформація). Якщо фактичний показник у якій кількості відповідатиме плановому чи нормативному, то він уже не буде новим доповненням.Якщо збирання та обробка інформаційних сукупностей виконується вручну, то ці загальні умовно-постійні показники в процесі управлінських та інших операцій багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів — конструкторами й технологами, плановиками й бухгалтерами, економістами й нормувальниками.Інша річ, якщо ці умовно-постійні показники один раз зафіксувати на машинних носіях. Тоді фахівці матимуть змогу багаторазово використовувати ці показники в своїй роботі не лише під час збирання первинної інформації, в обліку тощо, а й при інформуванні менеджерів. Так, коли доповнити їх фактичними показ¬никами, що виникають у виробничо-господарській діяльності, то всю цю інформаційну сукупність можна обробляти автоматично на ПЕОМ.Зазначені процеси можна здійснити, використовуючи комплекси засобів обчислювальної та інформаційної техніки, за допомогою якої раціонально виконуються чотири групи основних операцій: збір і передача інформації в ПЕОМ, її обробка за заздалегідь розробленими алгоритмами та програмами, видавання обробленої інформації користувачам, зберігання й пошук інформації. Залежно від експлуатаційних можливостей і ступеня засто¬сування зазначеної техніки при виконанні цих операцій відбувається часткова й комплексна механізація операцій, часткова й повна їх автоматизація. Повна чи комплексна автоматизація інформаційних операцій на практиці й у літературі відома як система машинної чи автоматизованої обробки інформації.У сучасних умовах, коли потрібно не лише збирати й обробляти інформацію, а й мати змогу забезпечувати нею менеджерів і фахівців різних рівнів, зазначена система дістала подальший розвиток і діє як система автоматизованого збирання та обробки інформації.Щоб організувати систему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовується для управління об’є-ктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалася б і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялася) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв’язку до ПЕОМ користувачів і комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) оброблялася (разом з умовно-постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управління об’єктом, у тому числі інформуванню менеджерів і фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування й планування, обліку й контролю, складання установленої зведеної звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об’єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність.Така система збирання та обробки інформації може ство-рюватися на різних рівнях, у масштабі різних організаційно-управлінських ланок — цеху чи виробничої одиниці, підприємства чи виробничого об’єднання, галузі, регіону тощо. Зі збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростають трудомісткість і складність організації системної обробки інформації.Тепер розглянемо зазначену сутність цієї системи в деталях. При створенні системи автоматизованого збирання та обробки інформації насамперед необхідно організувати комплекси АРМ, об’єднані, наприклад, локальною мережею, за допомогою яких збиралася б первинна інформація в місцях її масового виникнення в ритмі виробництва (тобто в час, близький до реального) при безпаперовій інформаційній технології. При цьому мають бути визначені єдині кроки для інформаційних сукупностей у плануванні та обліку виробничо-господарської й іншої діяльності. Це означає, що нормативно-планові показники мають бути розраховані з урахуванням почасового (тобто на годину робочого часу, зміну тощо) і пооб’єктного (тобто на робоче місце, бригаду, цех тощо) факторів, як це притаманно фактичним (обліковим) показникам.Проведені дослідження підтверджують, що комплекси АРМ на великих виробництвах, наприклад, об’єднаннях, за ресурсозабезпечувальною ознакою (матеріальні, трудові, фінансові ресурси, а також основні засоби, готова продукція і загальновиробнича діяльність), організувати доцільніше, ніж за іншими ознаками.Такий підхід до організації системи комплексів АРМ на об’єкті управління дасть змогу:• забезпечувати взаємозв’язок і контроль процесів збирання й обробки інформації по горизонталі (між структурними підрозділами) на кожному рівні, за кожною предметною областю — ресурсозабезпечувальною підсистемою; • оперативно і всебічно забезпечувати по кожній підсистемі й на всіх рівнях (по вертикалі) вирішення функціональних питань управління (нормування і регламентація, планування, облік і контроль, зведена звітність, економічний аналіз і прийняття управлінських рішень) за всіма видами виробництва;• оперативно здійснювати інформування менеджерів і фахівців різних рівнів вірогідною, повною й об’єктивно необхідною інформацією про стан ресурсів, особливо пріоритетних в управлінні виробництвом, а також про процеси й операції, що відбуваються на підприємстві і в його структурних ланках; • вирішувати проблему своєчасного автоматизованого формування достовірних результатів (показників) виробничо-госпо¬дарської та іншої діяльності підприємства в цілому, а також одержання зведених фінансових показників для формування установленої звітності за різні періоди часу.У практичному плані система комплексів АРМ на підприємстві може мати таку структуру, яка утворить технічну основу оперативного автоматизованого управління виробництвом на високому якісному рівні. Це: Комплекс АРМ з управління виробництвом, випуском і відвантаженням готової продукції включає такі основні АРМ:• ланка низового рівня — АРМ майстра виробничої дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток робітників-відрядників), АРМ завідувача складу і (або) комірника;• ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ технолога, АРМ менеджера;• ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ комерційного керівника, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління основними засобами включає такі основні АРМ:• ланка низового рівня — АРМ майстра з устаткування;• ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, керівника;• ланка найвищого рівня — АРМ плановика, АРМ головного технолога, АРМ керівника.Комплекс АРМ з управління матеріальними ресурсами включає такі основні АРМ:• ланка низового рівня — АРМ завідувача складу і (або) комірника;• ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ нормувальника, АРМ менеджера, керівника;• ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ керівника.Комплекс АРМ з управління трудовими ресурсами включає такі основні АРМ:• ланка низового рівня — АРМ майстра дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток), АРМ табельника;• ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ кадровика, АРМ менеджера персоналу;• ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника.Комплекс АРМ з управління фінансовими ресурсами включає такі основні АРМ:• ланка низового рівня — АРМ касира та банківських розрахунків;• ланка середнього рівня — АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника;• ланка найвищого рівня — АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ старшого плановика, АРМ старшого економіста, АРМ керівника.Слід зауважити, що назви зазначених вище АРМ користувачів мають насамперед функціональну (за ресурсною ознакою), а не посадову, спрямованість, оскільки на об’єктах управління одні й ті самі посади користувачів, особливо в умовах ринкової економіки, мають різні назви.Крім зазначених комплексів АРМ, є й такі ПЕОМ, що використовуються по підприємству в цілому:• як централізовані (сервер), для розміщення розподіленої бази (баз) даних, бібліотеки описаних форм первинних (вхідних) і вихідних документів, текстів-заготовок, регламентуючої та іншої інфор-мації;• для формування зведених показників по підприємству в ціло-му;• як централізовані (сервер), для зв’язку з зовнішніми об’є-ктами управління, що пов’язані з даним підприємством і розташовані в зовнішньому середовищі;• для головного керівництва підприємства;• для архіву, служби маркетингу, інших потреб.Коли створюють систему комплексів АРМ різних рівнів, то слід мати на увазі, що кількість ПЕОМ на тій чи тій ланці (робочому місці) цілковито залежить від обсягів інформації, що збирається на цьому АРМ, строків її обробки та періодичності видачі її користувачам. Тому допускається, щоб одна ПЕОМ використовувалася кількома користувачами. Режим праці зазначених АРМ не однаковий. Якщо АРМ ланки низового рівня звичайно працюють у ритмі виробництва, тобто тоді, коли виконуються виробничо-господарські чи інші масові операції та інформація про них фіксується в ПЕОМ, то АРМ ланок старших рівнів або ті, що виконують поодинокі операції, працюють у більш «вільному» або «поблажливому» режимі. Інформаційне забезпечення системи комплексів АРМ перед-бачає організацію такої інформаційної бази, яка б регламентувала інформаційні зв’язки, забезпечувала необхідними даними всі АРМ тощо. Централізована ПЕОМ (сервер) містить у собі розподілену базу даних і забезпечує підтримку й роздрібнення її на підбази, що розміщуються на окремих АРМ; простоту доступу до будь-якої підбази з урахуванням санкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулюванням даними і т. ін. Структура ж інформаційної бази має бути такою, яка б забезпечувала мінімальну надмірність даних, зручність організації архіву тощо.Зазначені комплекси АРМ забезпечують безперервність і всеосяжність інформаційного циклу (служба маркетингу — конструкторська розробка — технологічна підготовка — планування — виробництво — облік — відвантаження виробів — роз¬рахунки з покупцями — складання зведеної звітності — аналіз — управління виробництвом), які повністю відображаються в інформаційній системі та в її базі (базах) даних.Структурно система комплексів АРМ об’єднується переважно локальною мережею, в якій мікро-ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інша інформаційна техніка взаємозв’язані за допомогою каналів як поміж собою, так і з однією чи кількома середніми чи великими (центральними) ЕОМ. У системі комплексів АРМ підприємства, в яку ПЕОМ об’єднані локальною мережею, принципово по-іншому організуються інформаційні потоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рух матеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідувача складу (ланка низового рівня). Потім вона автоматично, відповідно до регламентуючої інформації менеджерів і фахівців різних рівнів (див. п. 5.2), передається на ПЕОМ — АРМ відповідних користувачів. Так, дані про надходження матеріальних цінностей на склад, сформовані на АРМ завідувача складу, передаються в ритмі виробництва:• на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня) для контролю за точністю і правильністю оприбуткування цих матеріалів на складі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (у тому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства), розрахунків з постачальниками тощо;• на АРМ економіста відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю за виконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій (контроль забезпечення запасів на складі тощо);• на АРМ керівника відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадків і на АРМ заступника першого керівника (ланка вищого рівня), який відповідає за забезпечення цим ресурсом виробництва в цілому, а також для вироблення і прийняття рішень, особливо за дефіцитною номенклатурою матеріальних цінностей;• на АРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальні цінності в різних аспектах по підприємству в цілому. Отже, застосування технічних засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій відчутно знижує трудомісткість збору та обробки фактичної (первинної) інформації, значно змен-шує кількість помилок, вивільняє багато часу в керівників і фахівців для виконання інших, творчих обов’язків. Більше того, на об’єкті управління створюються реальніші умови для всебічного одноразового збору та багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а далі нормативною, плановою і, нарешті, фактичною інформацією. Усе це свідчить про те, що перехід від механізації чи автоматизації на окремих ділянках обліку й планування до системного автоматизованого збору й обробки інформації по підприємству в цілому є не лише об’єктив¬ною необхідністю, а й реальністю. Завдяки вдосконаленню технічних засобів і методів збирання та обробки інформації виникла реальна можливість збирати масову первинну інформацію в ритмі виробництва, тобто за час, близький до реального, перейти від розв’язування окремих обліково-планових і нормативних задач до системного виконання завдань управління підприємством у цілому. Цьому сприяє і впровадження безпаперової інформаційної технології.Крім того, функціонування цієї системи сприяє розробці вдосконалених форм і методів управління підприємством і ефективнішому його використанню для виробничих цілей, а також створює умови для піднесення культури управління, скорочує терміни вироблення та прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо (див. п. 9.1).У міжнародній практиці терміни «система автоматизованого збирання і обробки інформації за новою інформаційною технологією» і «система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту» разом з механізмом об’єктивного інформування менеджерів (керівників) і фахівців різних рівнів у ряді випадків відповідає терміну «система обробки даних» (data — processing system) або терміну «управлінська інформаційна система» (ma¬nagement information system), яка вважається формальною системою, що забезпечує керівників інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень.Тож, використовуючи комплекси АРМ і їх мережі при застосуванні безпаперової інформаційної технології, можна організувати не тільки систему автоматизованого збирання та обробки інформації, а й систему об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як на об’єкті управління в цілому, так і на його структурних ланках. Проте ПЕОМ, об’єднані комунікаціями, можуть бути ефективно використані для збирання та обробки необхідної інформації не лише на даному об’єкті управління, а й за його межами.3.2. СУТНІСТЬ БЕЗПАПЕРОВОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ТЕХНОЛОГІЇЯк встановлено, в системі автоматизованого збирання й обробки інформації важливу роль виконує безпаперова інформаційна технологія.Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інформації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в повному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібра¬ною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.Передумовою організації безпаперової інформаційної технології для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахівців і менеджерів усіх рівнів), які об’єднанні мережею, а також відповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьому разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки описаних форм первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV) документів, типових листів-заготовок текстів (BIBTEX), а також регламентуючої інформації (REGLAMI). Створення раціональних технологічних процесів у цих умовах сприятиме ефективному функціонуванню системи в цілому. Крім того, важливе значення має психологічна, теоретична та практична підготовка користувачів, які діятимуть в умовах функціонування безпаперової технології. Це — і подолання психологічного бар’єра користувачів, уміння користуватися ПЕОМ як АРМ і одержаною на екрані вихідною інформацією, а також вести діалог з ПЕОМ, консультантами тощо.Зазначимо також, що безпаперова технологія може успішно діяти лише за наявності правової основи на такі процеси в обліку, звітності й управлінні в цілому.Застосування безпаперової технології стало можливим завдяки тому, що, з одного боку, з’явилися високоефективні ПЕОМ (які використовуються як АРМ користувачів), об’єднані в локальні мережі, а з іншого — було створено розподілені бази даних. Крім того, наближення зазначених технічних засобів до місць, де виникає та використовується масова інформація, створює умови, за яких можна лише один раз зафіксовувати на машинному носії вірогідну первинну інформацію негайно після того, як виконана та чи та виробнича або господарська операція, а потім завдяки запису цієї інформації в розподілену базу даних усі користувачі можуть за потребою оперувати нею (разом з нормативно-плановою, довідковою та іншою умовно-постійною інформацією, занесеною завчасно до бази даних) як єдиною.Збирання та надавання інформації при безпаперовій технології, в основу якої покладено діалог, — це не що інше як обмін показниками чи відомостями між користувачем і ПЕОМ, який не потребує значних інтелектуальних зусиль користувача, оскільки забезпечується, з одного боку, механізмом «меню» (підказкою), яка виводиться на екран, а з іншого — використанням загальної і функціональної клавіатури ПЕОМ, непроцедурних мов високого рівня, наявністю систем, які навчають або допомагають користувачам тощо.З огляду на поширену практику обов’язкового документування первинної інформації при безпаперовій технології передбачається також і паралельне формування первинного документа на папері. Замість нього може бути складений накопичувальний документ за певний період часу, наприклад, щоденна документо-грама — опис введених для обробки облікових даних з підрахунком необхідних контрольних чисел та відповідними підписами. Цей накопичувальний документ буде юридичним підтвердженням операцій, виконаних при виробничій, господарській та іншій діяльності на цьому об’єкті. Формування цього документа й відповідних показників, а також їх ввід у ПЕОМ і оперативний контроль відбуваються спільно.Зауважимо, що контроль за правильністю вводу інформації в ПЕОМ виконує зоровим методом сам користувач на екрані ПЕОМ у режимі активного діалогу, а також за допомогою різних видів заздалегідь передбаченого програмного контролю:• на діапазон змін окремих реквізитів;• відповідність реквізитів, які зберігаються в пам’яті ПЕОМ, введеним довідковим даним;• допустимість символів, структури записів, які вводяться, і їх взаємна логічна відповідність;• допустимість кореспонденції рахунків і т.ін. Контроль вірогідності при передачі інформації з тих місць, де вона виникла і введена в ПЕОМ, до іншої ПЕОМ або ПЕОМ вищого рівня відбувається, як правило, за методом повторного передавання та автоматичного зчитування даних у пам’яті ПЕОМ. Можливе застосування й інших відомих способів контролю.Формування в такий спосіб записів облікової інформації у ритмі виробництва практично забезпечує постійну так звану балансову готовність. Це означає, що одночасно з вводом (і контролем) даних у ПЕОМ про ту чи ту операцію, яку вже виконано, можна, по-перше, відобразити ці дані (в необхідних групуваннях і в закінченому вигляді) як на екранах ПЕОМ різних користувачів, так і в документограмі, а по-друге, збалансувати чи порівняти прибутково-видаткові, дебетово-кредитові та інші виробничо-господар¬ські операції, виконувані на об’єкті управління.Безпаперовий спосіб ведення накопичувальних даних повністю забезпечує надійне зберігання інформації протягом тривалого часу завдяки розробленим методам захисту інформації в базі даних від несанкціонованого чи випадкового доступу до неї з метою змінити або зруйнувати відповідні дані.Викладена методика збирання, обробки та зберігання інформації при безпаперовій технології дає змогу:• водночас фіксувати дані про ту чи іншу виконану операцію, а також здійснювати (разом з контрольною) облікову функцію з реєстрацією (документуванням), і тим самим складати відповідну інформаційну базу, що сприяє істотному зменшенню кількості інформаційних кроків;• значно піднести оперативність одноразового збирання вірогідної первинної інформації, а також обробки, зберігання й використання її не лише для бухгалтерського обліку, статистики та складання зведеної звітності (як це відбувається на практиці), а й для аналізу, вироблення та прийняття оперативних управлінських рішень;• значно зменшувати паперові потоки документів за рахунок поєднання операцій фіксування та вводу даних у пам’ять ПЕОМ і видавання результатів обробки на екран;• знижувати трудомісткість обліку та складання звітності;• поєднувати працю оператора ПЕОМ і фахівця, тим самим істотно підвищуючи продуктивність його праці;• поліпшувати якість, посилювати контрольні та аналітичні функції обліку, підвищувати вірогідність і надійність єдиної інформації, яку використовують усі користувачі;• об’єднувати на практиці три види обліку (бухгалтерський, статистичний і оперативно-технічний) у єдиний господарський облік на базі ПЕОМ та інформаційної техніки. Цей облік потребує акуратності й організованості, культури й сумлінності, високої кваліфікації фахівця, а також високого порядку в зберіганні інформації, яка є на машинних носіях і т. ін.Основу безпаперової інформаційної технології, у якій застосовуються ПЕОМ, становлять розподілені бази даних, системи обчислювальної та інформаційної техніки з мережами, відповідне програмне забезпечення, надійні комунікації, безпаперове (тобто екранне або на технічних носіях) надавання обробленої інформації користувачам. Користувачеві, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють автоматизувати процес змінювання форми і місцезнаходження інформації. Сучасні методи індивідуального використання ПЕОМ не сприяють зростанню інформаційної продуктивності, проте дають змогу фахівцеві підвищи¬ти продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів робіт, що їх він виконує індивідуально.Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв’язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:• праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (непрограмування) даними. Користувач діє через засоби вводу — клавіатуру, мишу, сканер — і бачить через засоби виводу — екран і принтер, але не знає, як відбуваються ці процеси;• прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;• безпаперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді документа, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ; • інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі (одер¬жання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;• можливість колективного виконання документів на основі об’єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одному й тому самому режимі;• можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв’язування задачі або при віднаходженні потрібних показників. Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому: • вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (немасові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об’єкта управління чи окремої предметної області (відповідну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;• користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об’єктивно необхідну для управління й інших цілей інформацію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом; • інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки формується одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов’язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;• відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному користувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;• на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об’єк-тивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення, і здебільшого — у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об’єкті управління;• при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня. Наявність каналів зв’язку дає змогу записану на машинному носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.Безпаперова інформаційна технологія може бути впроваджена на об’єкті управління, як показує практика, двома способами:• у локальні інформаційні структури, що ґрунтуються на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури;• докорінним удосконаленням діючої організаційної структури управління.Перший спосіб упровадження безпаперової інформаційної технології приводить до локального вдосконалення методів збирання та обробки інформації, які застосовуються на об’єкті управління, і не змінює діючої організаційної структури управління. Оскільки комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються лише методи збору та обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У такому разі іноді відбувається розподіл обов’язків між оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому поєднуються операції зі збирання з операцією обробки первинної (іноді разом з умовно-постійною) інформації, а в ряді випадків — з функцією підготовки та прийняття управлінських рішень.На деяких підприємствах і в організаціях упроваджене в такий спосіб автоматизоване збирання та обробка фактичної інформації, яка використовується для бухгалтерського обліку, призводить до того, що ПЕОМ виконує функції АРМ фахівця.Розробляється (у взаємозв’язку з обліком) і система автоматизованої обробки нормативно-планової інформації при єдиній базі даних, використовуючи яку можна організувати й систему об’є¬ктивного інформаційного забезпечення менеджменту на підприємствах, які мають різне галузеве підпорядкування і належать до різних форм власності.За другим способом упровадження безпаперової інформацій-ної технології вдосконалюється організаційна структура управ-ління таким чином, щоб ця технологія забезпечила якнайбільшу ефективність управлінню виробництвом. У такому разі відбуває-ться розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні та організаційні взаємозв’язки, створюються комплекси взаємопо-в’язаних АРМ менеджерів і фахівців різних рівнів, упроваджую-ться розподілені бази даних. За такого способу продуктивність організаційної структури управління зростає за рахунок раціо-нального розподілу обробки інформації; знижуються обсяги ін-формаційних потоків каналами зв’язку, оброблена інформація наближається до користувачів різних рівнів, відбувається зби-рання й обробка первинної інформації в ритмі виробництва, при-чому ця інформація передається відповідним користувачам у та-кому самому ритмі.Отже, перший спосіб упровадження цієї інформаційної техно-логії орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від упровадження цієї технології зво-диться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а орга-нізаційна структура лишається без змін. Другий спосіб спрямова-ний на принципове змінювання організаційної структури управ-ління в напрямку її вдосконалення. Проте при обох способах принципово змінюються методи використання обчислювальної та інформаційної техніки: замість централізованого впроваджує-ться децентралізований збір, первинна обробка й зберігання ін-формації, тобто ці процеси наближаються насамперед до місць, де виникає і використовується масова первинна інформація. На практиці і в літературі ці методи використання дістали назву роз-поділених баз даних та обчислювальних систем, у яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням ПЕОМ.Тож безпаперова інформаційна технологія може бути вельми ефективною, якщо вона застосовується в системі автоматизова-ного збирання й обробки інформації, в якій передовсім інформа-ція про типові і масові процеси та операції автоматизовано зби-рається в ритмі виробництва. В цьому разі така система складає основну передумову організації об’єктивного інформаційного за-безпечення менеджменту.3.3. МЕТОДИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ ЗБИРАННЯ ІНФОРМАЦІЇОперативність і якість управлінських рішень, що приймають-ся менеджерами різних рівнів, істотно залежать від своєчасного забезпечення процесу конкретного управління об’єктивно необ-хідною і вірогідною інформацією, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи тому об’єкті управління. Від рівня об’єкта управління, поставленої мети і т. ін. зале-жать методи й засоби збирання первинної інформації. На об’єкті управління вищого рівня (коли йдеться, наприклад, про управ-ління галуззю виробництва) використовується зведена інформа-ція, що надходить від об’єктів управління нижчого рівня (напри-клад, від об’єднань або підприємств). На рівні управління ком-плексною бригадою чи ділянкою використовується первинна ін-формація, яка збирається в ритмі виробництва і характеризує ви-робничі операції. Часом її зводять на цьому самому рівні у пов-ному складі ознак. При цьому ритм виробництва встановлюється в кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкта інформації, а також виду інформації.Технологія в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, як уже зазначалося, починається з одноразового ви-мірювання первинної інформації, що характеризує переважно ти-пові й масові (багато разів повторювані) процеси та явища, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта управління та його складових ланках. Ця інформація фік-сується в ПЕОМ і негайно обробляється за розробленими алгоритмами, а потім використовується менеджерами і фахівцями для виконання їхніх посадових функцій. Для централізованої обробки і зведення по об’єкту управління в цілому зазначену інформацію збирають каналами зв’язку на централізовані ПЕОМ (сервер).Ефективність системи автоматизованого збирання й обробки інформації насамперед залежить від застосовуваних методів і засобів з вимірювання, фіксування й передавання інформації на обробку, а також від своєчасної обробки її і передавання корис-тувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційні методи збирання інформації не забезпечують оперативності та якості управління через те, що надто багато часу і завелика частка ру-чної праці витрачаються на таке збирання. Наприклад, пошире-ний варіант формування фактичної інформації у вигляді пер-винного документа, який заповнюється вручну, а потім оброб-ляється за допомогою ЕОМ, має ряд відомих недоліків. Зібрана таким чином (із великим запізненням) інформація після її об-робки може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності. Що ж до інформації, потрібної для оперативного управління виробництвом, то її збирають ін-шими (паралельно з зазначеними) способами, що ґрунтуються, як правило, не на документованій основі, й через це вона менш вірогідна.Описана ситуація пояснюється тим, що затримка первинної інформації до її обробки на ЕОМ трапляється тому що, як пока-зує аналіз цих процесів, доводиться дуже довго документально (юридично) оформляти первинні документи, на яких ґрунтується бухгалтерський облік, а також надто недосконалі способи пере-давання цих документів на обробку. Аби первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які відбуваються на об’єктах управ-ління, після обробки її на ПЕОМ використовувалася управлінсь-ким персоналом не лише для обліку, аналізу та складання уста-новленої звітності, а й для вироблення відповідних конкретних рішень у різних режимах (оперативному, поточному тощо), по-трібно організувати в ритмі виробництва автоматизоване збиран-ня первинної інформації для її наступної автоматичної обробки на ПЕОМ у такому самому режимі: рівню обробки інформації має відповідати такий же рівень збирання цієї інформації. В ін-шому разі буде неефективно використовувати ПЕОМ.Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в рит-мі виробництва може бути здійснене, наприклад, за допомогою персональних ЕОМ, використовуваних як АРМ на основі так званого бездокументного методу з наступним підтвердженням переданої на обробку інформації первинними документами чи такими, що їх замінюють (наприклад, щоденні нагромаджувальні відомості). Технологія формування й оформлення в ритмі вироб-ництва первинних показників, що характеризують масові проце-си чи явища, впроваджуватиметься автоматизовано завдяки по-передньому створенню бібліотеки описаних форм первинних і вихідних (результатних) документів, що видаються на екран або на паперовий носій, а також масивів з умовно-постійною (довід-ковою, нормативною, плановою, договірною і т. ін.), а іноді й розрахунковою інформацією. Відомі два основні способи організації технології автомати-зованого збирання масової (за типовими формами) єдиної первинної інформації в ритмі виробництва:• з попереднім автоматичним формуванням документа-заго-товки (форма документа, заповнена умовно-постійною інформа-цією) на екрані ПЕОМ та друкуванням цього документа-за-готовки на паперовому носії (фактична інформація вноситься до нього і на екран додатково);• з наступним друкуванням первинного документа (або такого, що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку автоматично формується і повністю заповнюється умовно-пос-тійною, а потім і фактичною інформацією на екрані ПЕОМ. Перший спосіб характеризується тим, що спочатку з бібліоте-ки описаних форм на екран ПЕОМ видається форма первинного документа, в яку автоматизовано з бази даних вписується відпо-відно умовно-постійна чи розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється на документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потріб-ній кількості примірників, які передаються далі за призначенням. У міру того як здійснюється виробничо-господарська чи інша операція, фактична інформація про цю операцію проставляється від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Водночас цю інформацію також записують (за допомогою клавіатури) у відпо-відну графу цієї форми, що є на екрані ПЕОМ. Водночас вся сформована таким чином інформація первинного документа, включаючи конкретний запис, автоматично вводиться до пам’яті ПЕОМ і стає надбанням (завдяки каналам зв’язку) відповідних користувачів. Процес триває до повного заповнення форми пер-винного документа фактичною інформацією.Отже, первинний документ, складений у цей спосіб, створює-ться, так би мовити, в два кроки: спершу готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Таким способом складається багаторядковий лімітний (лімітно-забірний) документ-заготовка для видачі зі складу мате-ріальних цінностей до цехової комори, маршрутно-технологічна документація (листок чи картка), що використовується у вироб-ництві і під час поопераційного обліку виготовлюваної партії де-талей або виробів і т.ін.Другий спосіб характеризується тим, що з бібліотеки описаних форм на екран ПЕОМ, яка використовується також як АРМ, видається форма відповідного первинного документа. Ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідною умовно-постійною інформацією, що міститься в базі даних. Потім за допомогою клавіатури ПЕОМ у відповідних графах і рядках цієї екранної форми проставляються фактичні (кількісні та ін.) дані. Після перевірки правильності введених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує на паперовому носії повний первинний документ. Уведені в пам’ять ПЕОМ дані можуть відразу ж використовуватися (завдяки каналам зв’яз¬ку) відповідними користувачами. У такий спосіб складаються первинні документи на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів для реалізації (накази, накази-нак¬ладні, платіжні вимоги) тощо.Отже, за цим методом формування первинного документа відбувається його повна побудова спочатку на екрані ПЕОМ, а потім і фіксація на паперовому носії.Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної інформації і формування первинних документів оче-видні: вони не трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.Автоматизація збирання первинної інформації дає змогу орга-нізувати її обробку як в оперативному, так і в поточному режи-мах. Оперативна обробка на ПЕОМ первинної інформації, зібраної в ритмі виробництва, полягає в перетворенні цієї інформації за спеціально розробленими для цих цілей алгоритмами відразу після введення її в пам’ять ПЕОМ. Результати обробки звичайно видаються (відповідно до регламентуючої інформації) на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача-фахівця, менеджера, іншого керівника, і використовуються для спостереження та контролю за виробництвом, коригування оперативних планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта з подальшим виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Себто ця інформація призначена здебільшого для оперативного управління та економічного аналізу.Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона спочатку збирається, накопичується (а часом і первинно обробляється) та групується (разом з умовно-постійною інформацією) з подальшою обробкою за типовими алгоритмами. Далі інформація видається на паперові носії у вигляді документограм (таблиць) або й на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача. Використовується ця інформація як бухгалтерські зведення (документи) і довідки, а також для заповнення установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за різні періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу виробничо-госпо¬дарської та іншої діяльності як об’єкта управління в цілому, так і його складових. Отже, ця інформація використовується для госпо-дарського обліку, складання звітності та інших поточних справ. Первинна інформація за немасовими операціями може збира-тися традиційними способами, якщо автоматизація цих процесів не є ефективною.Ринкові відносини значно розширили операції з обміну різною інформацією між об’єктами управління. Проте застосування до-сягнень науково-технічного прогресу в практиці обміну — ком-п’ютеризація процесів і безпаперова інформаційна технологія, мережі тощо — значно прискорили процеси цього обміну: технологічна операція з обміну інформаційними повідомленнями між об’єктами управління відбувається за кілька хвилин. При цьому зберігається надійність передавання, вірогідність інформації тощо. Це стосується насамперед підприємств-партнерів, що здійснюють розрахункові операції, які вони проводять через банківські установи. Розрахунки, що здійснюються через фінансово-розрахун¬кову електрону комерційну мережу, значно прискорюються, вдосконалюються обліково-розрахункові операції та контроль за ними.Але щоб користуватися цією мережею, яка вже набула знач-ного поширення на підприємствах і в банківських установах, по-трібно виконати комплекс відомих підготовчих операцій, пов’я-заних з такими розрахунками.Розглянуті щойно методи автоматизованого збирання вірогід-ної фактичної інформації в ритмі виробництва для її подальшої обробки на ПЕОМ використовуються на об’єкті управління на різ¬них ділянках:• при обліку виробітку робітників-відрядників, у тому числі при поопераційному обліку руху деталей та готових виробів у виробництві;• при обліку надходження матеріальних цінностей на склади;• при обліку заготовлення матеріальних цінностей;• при обліку лімітного видавання матеріалів і купованих ком-плектуючих елементів зі складів цехам;• при обліку виготовлення готової продукції цехами та її від-вантаженні покупцям і т. ін.Крім того, аналогічні методи застосовуються також під час ви¬конання розглянутих процедур автоматизації розрахункових операцій між постачальниками та покупцями через банківські установи (електронні розрахунки), під час збирання інформації про об’єкти зовнішнього середовища тощо.Розглянемо деякі методи автоматизованого збирання первин-ної інформації.Облік виробітку робітників-відрядників. Передумовою ав-томатизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка форм маршрутно-технологічних документів (масив бібліотеки описаних типових форм первинних документів) і масиву поопе-раційних маршрутів технологічного процесу виготовлення дета-лей або збірки складальних з’єднань. Крім того, на виробництві, де виникає і збирається інформація, установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ оформлювача-користувача (майстра, бригадира, контролера та ін.).Зауважимо, що коли в зазначеному поопераційному масиві буде відсутня розцінкова, довідкова та інша потрібна (для по-дальших розрахунків) інформація, то потрібно мати ще й ці від-повідні масиви з такою інформацією.На першому етапі з використанням щойно згаданих масивів відбувається формування на екрані ПЕОМ форми-заготовки, на-приклад, маршрутно-технологічного листка на виготовлення партії деталей. Кількість деталей у партії, її номер та інші постійні показники «шапки» типової форми вводяться за допомогою клавіатури. Підготовлена таким чином форма-заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок, а потім за допомогою принтера друкується на папері. Така заготовка на папері маршрут¬но-технологічного листка супроводжує весь технологічний процес повного виготовлення цієї партії деталей від першої до останньої (передача цих деталей до комори на зберігання або до іншого цеху) операції.На другому етапі, після виконання виробничої операції робіт-ником та її прийняття, оформлювач-приймач (майстер) вручну заповнює відповідні графи рядка цієї операції у паперовій формі-заготовці маршрутно-технологічного листка фактичними показ-никами, що характеризують виконану виробничу операцію. Це табельний номер, число, дані про брак тощо.На третьому етапі цей оформлювач з масиву оперативних до-кументів-заготовок на екран ПЕОМ викликає потрібну частину форми-заготовки маршрутно-технологічного листка з потрібною технологічною операцією (форма 3.1, спрощена) і вписує за до-помогою клавіатури у відповідну графу даної технологічної опе-рації зазначені щойно (у паперовій формі) фактичні дані. Про це в паперовій формі документа робиться відповідна позначка. Кон-троль за правильністю введення фактичної інформації в ПЕОМ виконує оформлювач-приймач. Зафіксована на екрані інформація надходить у пам’ять ПЕОМ, де формується в оперативний масив обліку виробітки робітників-відрядників. Процес повторюється до повного заповнення маршрутно-технологічного листка.Зафіксована в такий спосіб фактична інформація, вірогідна і документально оформлена у ритмі виробництва, може бути від-разу оброблена за відповідними алгоритмами (розрахована сума заробітку, визначений нормативний час і т.ін.), передана разом з іншою (наприклад, плановою) інформацією (каналами зв’язку чи дискетою) на ПЕОМ інших користувачів і використана, по-перше, для вироблення та прийняття управлінського рішення при оперативно-виробничому управлінні, коригування вироб-ничих програм тощо; по-друге, в господарському обліку для на-рахування і накопичення заробітної плати робітникам-відряд-никам, поопераційного обліку деталей, обліку незавершеного виробництва тощо.Оскільки останній рядок — технологічна операція маршрут-но-технологічного листка — характеризує передачу партії пов-ністю готових деталей до комори чи іншого цеху, то ніяких ін-ших документів для оформлення цієї передачі не слід вико-ристовувати. Це годиться також і в тому разі, коли обробка пар-тії деталей у поточному місяці не буде закінчена і триватиме в наступному. В цих випадках роль первинних документів на пе-редачу їх з одного місця (цеху) до іншого (цеху чи комори) ви-конують екрани ПЕОМ, установлені на різних робочих місцях користувачів.Маршрутно-технологічний листок після закриття (закінчення всіх операцій технологічного процесу) та остаточного його оформлення далі використовується у бухгалтерії як первинний документ для контролю за правильністю «бездокументального» введення в пам’ять ПЕОМ фактичної інформації оформлювачем-приймачем (майстером) згідно з установленим порядком. Форма 3.1, спрощенаМАРШРУТНО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ЛИСТОК № 1Місяць — січень 2000 р., замовлення № 7, деталь № ХБ 8667340-1, креслення — № ФУ 816000, партія деталей № 3, кількість деталей у партії — 100 шт., матеріал — його код і найменування тощоЦех Операція … Табельний номер Придатні Брак Дата Приймач (майстер) кількість вид причина винуватець 1 2 3—7 8 9 10 11 12 13 14 1518 01 1421 100 3 16 02 1418 100 3 161003 0916 100 4 5 04 0920 100 4 5 05 0911 100 4 5 06 0903 95 5 02 06 0903 4 5 07 0919 95 4 5 08 0901 95 4 5 09 0905 95 4 511 99 Цех № 11 95 4 11Примітка: 1. Показники (курсив) — табельний номер (графа 8), спочатку змінена кількість деталей (графа 9, кількість — 100, 95), дані про брак (графи 10, 11, 12 і 13), спочатку змінені дата (число, графа 14) і приймач (майстер, графа 15) заповнюються в документі від руки, а на екрані — клавіатурою. Заповнює і відповідає за вірогідність даних приймач (майстер). Цифри умовні.2. В зазначеному документі є 15 граф, які заповнюються 60—65 символами, 10 рядків, а всього 600—650 символів (100%). Фактичною інформацією заповнюється до 80 символів (? 12—15%). Облік надходження матеріальних цінностей на склад. Пе-редумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попере-дня підготовка форм прибуткових документів — прибуткових ордерів і актів про приймання матеріалів (масив бібліотеки опи-саних форм документів), а також масивів назв міст (населених пунктів), постачальників, та перелік договірних поставок. Заува-жимо, що в договорі з постачальниками коди матеріальних цін-ностей, а також ціни (крім цін постачальників) зазначаються ті, що діють на підприємстві. Ці коди й ціни потім використовують-ся при обробці фактичних показників. Крім того, на складі мате-ріальних цінностей установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу. Формування первинного документа здійснюється в чотири етапи.Перший етап. На основі супровідного документа (накладної, товаро-транспортної накладної тощо) постачальника матеріаль-них цінностей та з використанням багаторівневого меню корис-тувач (завідувач складу) виконує послідовний пошук повного найменування постачальника (назви міста та імені) у масивах назв міст та постачальників. Знайдене ім’я постачальника вико-ристовується для автоматизованого пошуку відповідного доку-мента-договору з переліком матеріальних цінностей, які поста-чаються цим партнером, що є в масиві договірних поставок. По-тім з масиву бібліотеки описаних форм документів викликається на екран ПЕОМ форма потрібного документа. В цю форму авто-матично записується (з масиву договірних поставок) повне най-менування постачальника, а також перелік (коди і найменування) матеріальних цінностей, їх одиниці вимірювання, а інколи й ціни. Крім того, програмно чи за допомогою клавіатури в цю форму вводяться інші ознаки (номер документа, дата тощо). Ось, таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка первинного документа.На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує у форму, що є на екрані, до відповідних рядків (найменувань) фа-ктичну кількість прийнятих на склад матеріальних цінностей. Не заповнені рядки зазначеним показником з форми стираються ме-тодом редагування. Крім того, користувач після контролю правильності заповненого документа на екрані проставляє свій персональний код у зазначеному місці.На третьому етапі автоматично (програмно) визначаються су-ми: за кожним рядком (найменуванням матеріалів) множенням фактичної кількості на ціну (підприємства), за всі матеріальні цінності, тобто за документом у цілому.На четвертому етапі принтером друкується первинний доку-мент або щоденна нагромаджувальна відомість такого самого, як і документ, змісту. Створений документ відповідно оформлюєть-ся і передається за призначенням до бухгалтерії.Зафіксована таким чином фактична інформація, вірогідна і документально оформлена в ритмі виробництва, формується в оперативний масив прибуткових документів (невідфактуровані поставки), а потім використовується для оперативного управлін-ня (контроль за виконанням договорів на поставку матеріалів), обліку, аналізу тощо. Крім того, ці дані також фіксуються в елек-тронній картці обліку матеріальних цінностей на складі, що є в ПЕОМ (АРМ завідувача складу).Облік заготовлення матеріальних цінностей. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготов-ка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів — створення додаткової зони, а також формування форм документограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали в дорозі, розра-хунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки описаних форм документів). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст, постачаль-ників та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей. Формування вихідних документів здійснюється в чотири ета-пи.На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання матеріалів на складі). Знай¬дене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в оперативному масиві прибуткових документів (невідфак-туровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного до-кумента з аналогічними (кількісними) показниками форми при-буткового документа, що є на екрані. Збіг даних бухгалтер під-тверджує вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а також свій персональний код.На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними показниками, взятими з платіжних документів. Такі «парні» документи бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок), і на їх основі формується масив «парних» документів. Прибуткові документи, що залишились у масиві після вилучення «парних» документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):• дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву «парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків; • дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці мі-сяця на основі прибуткових документів, що залишилися в опера-тивному масиві прибуткових документів після вилучення «пар-них». Вони характеризують ім’я постачальника, номер прибутко¬вого документа і його дату, назви матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні «парних» документів;• дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на ос-нові аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризу-ють ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в цілому. Крім того, є загальні під-сумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні «па-рних» документів;• дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву «парних» документів. Перша їх частина характеризує проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються: код виду оплати, ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі скла-ду цехам. Передумовою автоматизованого збирання цієї інфор-мації є підготовка форми лімітно-забірних документів (масив бібліотеки описаних форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів. Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли роз-раховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (кварталь-них, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бри-гадами й т. ін. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінно-сті, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлю-ються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідувача складу і комірників.На першому етапі відбувається формування заготовки багато-рядкового лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заго-товки передаються відповідно до складу й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок.На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту, користувач — завідувач складу — у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з опе-ративного масиву документів-заготовок відповідну частину фор-ми цього документа (потрібну назву матеріалу) і вписує за допо-могою клавіатури в рядок і графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані (кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у паперово-му документі робиться відповідна відмітка.Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в опе-ративний масив виданих матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація обробляється за відповідними ал-горитмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множен-ням кількості на ціну), передається каналами зв’язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де використо-вується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім то-го, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одноча-сно записуються в підзвіт комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в електронній картці об-ліку матеріальних цінностей на складі.Документи на паперових носіях, як первинні документи, після закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за правильністю «бездокументального» введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.Облік відвантаження готової продукції покупцям за дого-ворами. Передумовою збирання цієї інформації є попередня під-готовка форм первинних відвантажувальних документів — ра-хунків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (ма-сив бібліотеки описаних форм документів) і масиву договірних пос¬тавок готової продукції покупцям. Крім того, на складі гото-вої продукції встановлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу готової продукції.На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документа про відвантаження готової про-дукції покупцям за договорами. На підставі довідки про підго-товку готової продукції до відвантаження покупцю чи іншого до-кумента завідувач складу, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно викладеним методом повно-го найменування покупця, а також повний перелік договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних поста-вок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично й записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця вимірювання й ціна. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не заносяться в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договором.На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що на екрані) до відповідних рядків у графу «фактична кількість» показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком (найменуван-ням готової продукції) перемноженням кількості на ціну; підсум-кова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по документу в цілому.На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно оформляються і передаються за призначенням.На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ, наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників, який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через фінансово-розрахункову електронну комп’ютерну мережу або кур’єрським способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформ-лена фактична інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ, що є на складі, тобто — в оперативний масив відвантаженої готової про-дукції покупцям, який використовується для: оперативного упра-вління (контроль за виконанням договорів на відвантаження про-дукції), господарського обліку готової продукції та розрахунків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для відбиття від-вантаженої кількості відповідної продукції покупцям в елект-ронній картці обліку готової продукції на складі тощо.Облік розрахункових операцій між постачальниками й по-купцями через банківські установи. Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку (електронний розрахунок) між зазначеними об’єктами при безпаперовій техно-логії, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську установу (порядок формування цих документів розг-лянуто раніше). Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачаль-ника, виведена на екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві й оформлюєть-ся наказом по підприємству, який погоджується з банком (анало-гічно оформленню права підписання розрахункових документів через банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ банку, приймається до виконання, про що підприємству-поста-чальнику може сповіщатися у формі стандартної відповіді (хто й коли прийняв — години і дата, інші встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця. Підт-вердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-поку-пець надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійс-нюються й безготівкові операції.Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі за-вдяки електронній пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійс-нюється за такою схемою: постачальник — банку, що його об-слуговує, і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — банку покупця і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — покупцеві і зворот-не підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на оплату — передача цієї згоди банку та зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — банку постачальни-ка про переказ коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — постачальникові про зараху-вання йому грошей і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне підтвердження може не здійснюватися.Усі операції на пунктах приймання — передачі інформації протоколюються на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих доку-ментів також автоматично обробляються за розробленою (на да-ному об’єкті) методикою.Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій технології на прикладі безготівкових обліково-роз-рахункових операцій за готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної техніки і каналів зв’я-зку, дає змогу досягти значного зиску від її застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх операцій, що виконуються в зазначених об’єктах управління, а також бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.Збирання інформації про об’єкти управління зовнішнього середовища. Збирання комерційної чи іншої інформації про об’єкти зовнішнього середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною технологією, використовуючи центра-лізовану ПЕОМ (сервер) для зв’язків з зовнішнім середовищем. Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація фор-мується у відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об’єкта управління, а тоді вже використовується для ін-формування всіх керівників і фахівців, відповідно до регламен-туючої інформації.В інших випадках, коли інформація записана в довідниках, проспектах, каталогах, газетах, журналах та на інших паперових носіях, необхідні дані переносять до ПЕОМ за допомогою скане-ра чи клавіатури. Необхідну інформацію можна перенести до ПЕОМ також і з дискети. Безпаперова інформаційна технологія принесе також значний зиск, коли її використовувати при передаванні звітних даних об’єкта управління до вищої за субординацією, територіальної та інших установ; при формуванні заявок на потребу в робочій силі через державні служби (центри) зайнятості тощо.Тож описані деякі автоматизовані способи збирання фактич-ної інформації, що базуються на використанні сучасних ПЕОМ і інформаційної техніки, каналів зв’язку і мереж, та безпаперової інформаційної технології, дають змогу значно спростити й авто-матизувати облікові, розрахункові та інші операції, знизити тру-домісткість їх виконання, значно піднести оперативне забезпе-чення менеджерів усіх рівнів об’єктивно необхідною інфор-мацією, яка потрібна для вироблення, прийняття рішень та конт-ролю за їх виконанням, а також підняти культуру й ефективність управління в цілому. При цьому, в усіх зазначених процесах ви-користовується спільна фактична інформація, яка збирається в ритмі виробництва автоматизовано з єдиних джерел.Запитання для самоперевірки до розділу 31. Наведіть приклад взаємозв’язку інформаційних сукупнос-тей на виробничому об’єкті управління.2. Що таке умовно-постійна та умовно-перемінна інформація і чим вона характеризується?3. Дати визначення системі автоматизованого збирання та обробки інформації.4. Дати визначення єдиному кроку інформації, почасовому і пооб’єктному факторам.5. Назвати принципи формування комплексів АРМ і їх струк-тури.6. Навести приклад змінення потоків інформації при дії комп-лексів АРМ.7. Дати визначення безпаперової інформаційної технології і назвати передумови її функціонування.8. Назвати риси і методи контролю фактичної інформації при безпаперовій інформаційній технології.9. Назвати способи впровадження безпаперової інформацій-ної технології і дати їм характеристику.10. У чому суть методів автоматизації процесів збирання інформації та способів організації технології?11. Дати визначення оперативної та поточної обробки ін-формації на ПЕОМ.12. Схарактеризувати методи збирання масової інформації за допомогою ПЕОМ на різних ділянках обліку.13. Дати характеристику методам збирання інформації про зовнішнє середовище.
Розділ 4. КОНЦЕПТУАЛЬНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ОБ’ЄКТОМ В УМОВАХ СИСТЕМНОЇ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ4.1. РОЛЬ СИСТЕМНОЇ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ТА ЇЇ ВПЛИВ НА МЕТОДИ УПРАВЛІННЯПри системі автоматизованого збирання й обробки інформації, яка діє в ритмі виробництва на об’єкті управління, не лише збирають і обробляють у ритмі виробництва всі первинні дані, що характеризують виробничо-господарську та іншу діяльність, а й забезпечують (через систему інформування) результатною (обробле¬ною) інформацією всіх менеджерів і фахівців різних рівнів. Завдяки безпаперовій технології користувачі оперативно одержують на екрані ПЕОМ об’єктивно необхідну інформацію відповідно з делегованими повноваженнями, якими вони наділені менеджерами вищого рівня, функціональними обов’язками, посадовими правами та мірою відповідальності. Вихідна інформація, як правило, є повністю оброблена, включає результати елементарного аналізу даних і є необхідною для вироблення та прийняття управлінських рішень.Усе це звільняє менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарного аналізу і дає змогу зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням управлінських рішень.Розробка і застосування нових методів управління та вдосконалення діючих значно поліпшує якість і оперативність управління, його дієвість, а також забезпечує своєчасне вироблення й прийняття управлінських рішень. Наприклад, при цій системі є можливість використати метод управління за відхиленнями, завдяки якому значно зменшуються обсяги аналізованої інформації — до користувача надходить на екран його ПЕОМ лише релевантна суттєва інформація в виді відхилень, на основі якої виробляється та приймається відповідне управлінське рішення. Дублююча та зайва (яка не використовується в даному разі) інформація на екран ПЕОМ не виноситься, оскільки вона відкидається.Високі експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної техніки і засобів комунікації дозволяють усебічно й на всіх рівнях оперативно збирати й обробляти інформацію виробничого, комерційного та іншого характеру. А це означає, що не потрібні проміжні управлінські структури в загальній організаційній струк¬турі об’єкта, наприклад, цехи. Згадана інформаційна система спроможна не лише розробляти оптимальні планові та інші показники, а й доводити їх до дільниць, бригад, конкретних робочих місць, а також у ритмі виробництва збирати фактичні дані, які характеризують виконані операції, процеси тощо. В цьому випадку проміжній структурі — цеху, з функціями, які він виконував раніше, не буде місця. Замість нього діятиме ланка менеджерів середнього рівня з контрольними функціями.Зазначимо також, що як показала практика, завдяки застосуванню методів автоматизованого збирання в ритмі виробництва первинної фактичної інформації на робочих місцях її масового виникнення, є змога знизити на 80—85% ручну працю на цих процесах (див. п. 3.3, форма № 3.1, спрощена). Ця інформація стає єдиною як для обліку, так і для управлінських цілей. Це дає змогу об’єднати три види діючого обліку (оперативно-технічний, статистичний і бухгалтерський) в єдиний. Первинні дані цього обліку є вірогідними, документованими і об’єктивними. На їх основі автоматично складають установлену для об’єкта управління зведену звітність, а потім передають дані цієї зведеної звітності вищим за субординацією установам каналами зв’язку.Застосовуючи зазначені методи формування первинної інформації на ПЕОМ, вводять у пам’ять цієї машини мінімум інформації, а одержують (тобто виводять після обробки на ПЕОМ) максимум, що значно скорочує затрати праці.Завдяки використанню ПЕОМ і нових інформаційних технологій значно вдосконалюються форми єдиного обліку за рахунок спрощення їх, виведення з них дублюючої, розрахункової і підсумкової інформації.Таким чином, системне оперативне збирання та обробка інформації серйозно впливає на методи управління соціально-еко¬номічним об’єктом.4.2. КОНЦЕПТУАЛЬНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ОБ’ЄКТОМСистема об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка є складовою частиною (на правах підсистеми) в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, на об’єкті управління забезпечує:• актуальність інформації, що збирається та обробляється в ритмі виробництва і яка відображає реальний стан об’єкта управління на кожний даний момент;• об’єктивність даних, які відображають достовірність стану й розвитку об’єкта управління;• повноту відображення всіх процесів і явищ таким чином, що інформаційна система об’єкта управління є його інформаційною моделлю;• погодженість та інформаційну єдність показників, їхній взаємозв’язок і взаємозалежність, завдяки яким первинні дані не суперечать зведеним і похідним.При цьому, діючи в структурі зазначеної системи, ця система разом з механізмом об’єктивного інформування керівників у свою чергу забезпечує в ритмі виробництва всіх менеджерів і фахівців різних рівнів цілеспрямованими даними, згідно з повноваженнями, функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності. Тобто ці менеджери одержують релевантну інформацію, необхідну при вироблені того чи іншого управлінського рішення. Ця система також дозволяє отримувати необхідну інформацію від різних консультантів-спеціалістів.На об’єкті управління діють як внутрішні, так і зовнішні фактори (змінності) (рис. 4.1). Рис. 4.1.Внутрішні змінності (іnternal varіables) являють собою ситуаційні фактори, що діють усередині об’єкта управління. Це насамперед мета (кінцевий стан об’єкта управління), якій підпорядковані:структура — структура об’єкта управління та його спеціалізація; розподіл праці; обсяг управління (span of management), тобто кількість осіб, підлеглих тому чи іншому керівникові; завдання — що, коли, кому потрібно робити (в інформаційному плані) згідно з посадою, яку він обіймає;технологія — технологічні операції та виробничі процеси; працівники — їхні здібності, сприйнятливість впливу на них абощо. Зовнішні змінності (aut varіables) — це ситуаційні фактори, які прямо (постачальники, споживачі, конкуренти, профспілки, державні органи, законодавчі акти тощо) або опосередковано (стан економіки в країні, соціально-культурні, політичні та інші фактори, науково-технічний прогрес і т. ін.) діють на даний об’єкт управління.Тож при ринкових відносинах особливе значення має вплив на об’єкти управління зовнішнього середовища, до якого входять такі зовнішні прямі і посередні змінності: • політичні, законодавчі та інші органи; • економіка, конкуренція тощо;• постачальники, покупці, технології тощо;• соціальні, культурні та інші відносини.У кожній з них відбуваються постійні зміни обставин, що також впливають на об’єкт управління та його внутрішні змінності (мета, структура, завдання, технологія, працівники).Щоб зазначені об’єкти управління в умовах ринкової економіки успішно діяли, надзвичайно важлива компетентність, професіональна підготовленість та заповзятість, нарешті, комп’ютерна грамотність як менеджерів, так і фахівців різних рівнів. Для успішного виконання своїх посадових обов’язків (функцій) зазначеним працівникам в умовах нових економічних відносин слід використовувати і нові форми та методи організації управління. Ці нові форми та методи мають базуватися на сучасних засобах обчислювальної та інформаційної техніки, яка й використовується при організації і функціонуванні системи автоматизованого збирання й обробки, формування та розмноження, а також зберігання всієї потрібної інформації, пов’язаної з повним циклом управління.Управління як процес є актом трудової діяльності працівників. Він відбувається із застосуванням знарядь праці і предметів праці. Предметом праці в процесі управління є інформація, а знаряд¬дям її на сучасному етапі є технічні засоби вимірювання, сприйняття, реєстрації, передачі, обробки, аналізу, зберігання та розмноження цієї інформації. Управління об’єктом являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — відбувається через інформаційну систему. Основним змістом керівної системи є переведення керованої системи з одного стану до іншого, згідно із заздалегідь поставленою метою, за допомогою інформаційної системи. Загальна логіка організації процесу управління полягає в тому, що насамперед ставиться мета, потім визначаються засоби та розробляються заходи її досягнення, нарешті ставиться завдання (план), виконання якого і приведе до поставленої мети. Кінцевою стадією управлінської дії є аналіз інформації, вироблення, прий-няття та контроль за виконанням рішень, які забезпечать нормальний перебіг процесів на керованому об’єкті за раніше складеним планом, розробленим відповідно до поставленої мети. Інформаційна взаємозалежність в управлінні між об’єктом управ¬ління та зовнішнім середовищем, а також між керованою і керівною системами розглянута на прикладі об’єкта управління, який пов’язаний з виробництвом або іншими процесами (рис. 4.2).Як бачимо, інформаційна модель має, з одного боку, внутрішній замкнений цикл, а з іншого — відкритий, оскільки існує зв’язок її з зовнішнім середовищем. Замкнений цикл полягає в тому, що його початок — керівна система (вироблення завдань, прийняття рішень тощо) — здійснює свій вплив завдяки інформаційній системі і зворотному зв’язку, які діють на об’єкті через систему автоматизованого збирання й обробки інформації. Тому й відбувається вплив її не лише на керовану систему, а й на блок умовно-постійної інформації.Зазначимо, що важливе значення в системі інформаційного забезпечення має спеціальна інформація. Наприклад, регламентуюча інформація виконує роль механізму чи диспетчера, який здійснює автоматичний (за даними ознаки критерії втручання) чи автоматизований (за даними ознаки в який строк) режими інформування менеджерів і фахівців різних рівнів. Інформування здійснюється в ритмі виробництва об’єктивно необхідною інформацією. Бібліотека описаних форм і текстів-заготовок документів містить типові форми первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV, з результатною інформацією) документів, а також типові тексти-заготовки (BIBTEX), які є заготовками розпоряджень, наказів тощо (див. п. 5.2). Рис. 4.2.Відкритість об’єкту управління надає зовнішнє середовище (міністерства і відомства, банки, біржі, постачальники й покупці, спеціалізовані чи регіональні обчислювальні центри тощо), яке має інформаційний зв’язок з даним об’єктом управління і в ряді випадків впливає на нього. Особливий вплив здійснюється в умовах ринкових відносин. Зрозуміло, що при організації управління ці фактори слід брати до уваги.Управління, наприклад, підприємством за своєю суттю та змістом складається із сукупності взаємопов’язаних функцій. Експлуатаційні можливості сучасного комплексу технічних засобів, що використовується в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, дають змогу автоматизовано виконувати цілу низку процедур у цих функціях. Стан науково-практичних розробок та технічний рівень згаданого комплексу визначили можливості автоматизованого виконання таких процедур управлінського процесу:• у прогнозуванні та плануванні — багатоваріантні розрахунки під час розробки прогнозів, перспективних і поточних економічних та соціальних планів розвитку підприємства, а також оперативно-виробничих планів і планів з технічної підготовки виробництва з метою подальшого визначення оптимальних взаємозв’язаних наборів показників планування в почасовому (година, зміна, тиждень тощо) і в пооб’єктному (робоче місце, ділянка тощо) аспектах;• в організації — моделювання організаційних структур управління та імітація процесів виробництва при різних критеріях і параметрах з метою вибору оптимальних;• при координації і регулюванні — подання команд на робочі місця (поки що на низовому рівні управління виробництвом) відповідно до плану, технологічного процесу чи інструкції, складених на ті чи інші види робіт або операції;• у контролі — спостереження за станом керованого об’єкта за всіма параметрами, а також за своєчасним і повним виконанням керівних команд; • в обліку — одноразове збирання (в ритмі виробництва) й системна обробка всієї фактичної (разом з довідковою, плановою, нормативною та іншою) вірогідної інформації про наявність та рух ресурсів, а також про стан, процеси та явища, що мають місце у виробничо-господарській та іншій діяльності підприємства;• в аналізі — зіставлення нормативних, планових і фактичних показників, що характеризують ті чи ті операції або процеси виробничо-господарської та іншої діяльності, виявлення відхилень (у кількісних, вартісних, відносних та інших величинах) від заданих параметрів із зазначенням причин і винуватців цих відхилень, оцінка виконання плану в різних аспектах та виявлення факторів, що впливають на ці відхилення;• у звітності — автоматичне формування (на основі первинних даних) зведених показників для типових форм установленої бухгалтерської, статистичної та іншої звітностей за допомогою спеціальних перевідних масивів — довідників, — а також одночасне створення машинних носіїв зі зведеними показниками звітності для передавання каналами зв’язку їх до зовнішніх установ (інституцій) вищого рівня.Відомо, що в умовах функціонування системи автоматизованого збирання й обробки економічної інформації первинну базу наукового прогнозування і планування становлять обґрунтовані норми й нормативи, які застосовуються в усіх процесах та явищах, що мають місце на об’єкті управління. Процедури їх розробки, аналізу та всебічного використання також повністю автоматизовані.Експлуатаційні можливості, наприклад, ПЕОМ, що використовуються як АРМ фахівців різних рівнів, дають змогу оперативно (в ритмі виробництва) й системно одноразово збирати (в мінімальному складі) вірогідну первинну масову інформацію на робочих місцях та дільницях, від комплексних бригад та інших ланок виробництва, де вона масово виникає; потім усю цю інформацію попередньо обробляти таким чином, щоб у ритмі виробництва повністю забезпечувати (в максимальному складі) при безпаперовій інформаційній технології об’єктивно необхідною вихідною (результатною) інформацією, з одного боку, широкі пот¬реби користувачів — менеджерів та фахівців даного (низового) рівня управління, — а з другого, передавати в стислому чи іншому вигляді цю інформацію на вищий (середній та верхній) рівень управління. На цьому рівні зібрана інформація (після додаткової обробки, а часом і в такому, первинному вигляді) використовується не лише для аналізу й прийняття управлінських рішень, а й для обліку, контролю, комплексного економічного аналізу результатів виробничо-господарської та іншої діяльності структурних ланок і об’єкта управління в цілому, а також для складання установленої зведеної бухгалтерської, статистичної звітностей.Повне оперативне інформування користувачів (менеджерів) різних рівнів про процеси та явища, що відбуваються на об’єктах управління, створює умови для виконання в повному (в інформаційному аспекті) обсязі посадових функцій відповідно до наданих прав, обов’язків та міри відповідальності за доручену справу. Ідеться про делегування повноважень вищим менеджером нижчому, тобто про передачу завдань, прав і обов’язків особі, яка бере на себе відповідальність за їх повне і неухильне виконання. При цьому повноваження, звісно, певною мірою обмежують права на використання тих чи тих ресурсів, а також дозволяють спрямовувати зусилля лише на виконання визначених завдань (тобто делегованих прав).Забезпечення інформацією менеджерів і фахівців різних рівнів може здійснюватися в різних режимах (див. п. 5.2): автоматично — за критерієм втручання, автоматизовано — за заздалегідь розробленим графіком, а також у режимі консультацій — діалоговому (за запитом користувача).У зазначених умовах є можливість усебічно врахувати (інформаційно) процеси, що відбуваються на ринку (зовнішньому середовищі), тобто використати маркетинг як систему управління й організації виробничої діяльності даного об’єкта з усебічним урахуванням процесів, які відбуваються в зовнішньому середовищі. Крім того, створюються умови для застосування нових методів, наприклад, методу управління за відхиленнями, а також для використання об’єктно-цільового підходу із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури об’єкта тощо.Тож за допомогою сучасних засобів обчислювальної та інформаційної техніки можна якісніше й ефективніше виконувати функції управління як виробництвом у цілому, так і його структурними ланками. Крім того, за допомогою системи автоматизованого збирання й обробки інформації можна вдосконалювати форми та методи управління об’єктом.Наприклад, цільова об’єктно-функціональна структура апарату управління дозволить компетентно, системно, своєчасно й ефективно здійснювати процеси управління, як це і потрібно в ринковій економіці. Цільовими об’єктами управління є ресурси (предметні області): матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби виробництва й готова продукція. Увесь процес управління тим чи іншим ресурсом розглядається як одне ціле, в рамках якого діють взаємозалежні інформаційні потоки, що проходять через усі функції управління (планування, облік, контроль тощо). Можуть бути й інші напрямки вдосконалення форм управління. В умовах системної обробки інформації можна застосувати метод управління за відхиленнями. Про цей метод відомий американський інженер-дослідник і організатор виробництва Ф. У. Тей¬лор (1856—1915 рр.) у своїй праці «Управління фабрикою« писав, що … можна спостерігати вельми звичайну, хоча й сумну, картину, коли директор великого підприємства сидить за столиком, буквально завалений листами і звітами, на яких він має поставити свій підпис. «Принцип відступу» (відхилення) передбачає саме протилежну картину: директор має одержувати лише стислі, підсумкові й завжди порівнювальні звіти, що охоплюють, проте, всі аспекти управління; ... при цьому повинні бути підкреслені всі відхилення від попередніх середніх норм як у позитивний, так і в негативний бік; таким чином, він за кілька хвилин одержить виразне уявлення про прогрес або регрес, який відбувався, й у нього залишиться досить часу для здійснення широких адміністративних заходів... (з книги «Научная организация труда», переклад з англ., — М.: Транспечать, 1924). На сучасному рівні термін «принцип відхилень» (exceptіon prіncіple) означає концепцію, згідно з якою лише заздалегідь зазначені величини відхилення від стандартів і правил мають спонукати спрацьовувати систему контролю. Під контролем (controllіng) тут розуміється процес, що забезпечує досягнення поставленої мети і складається з установлювання стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у тому разі, коли одержані результати істотно відрізняються від установлених стандартів (нормативних, планових та інших показників). У нашому випадку термін «принцип відхилень» або «управління за відхиленнями» полягає ось у чому. Коли виробничі процеси й господарські операції виконуються за встановленими завданнями (опера¬тивно-виробничими планами-завданнями, нормативами чи інструктивними положеннями тощо), то управлінські впливи на ці процеси та операції звичайно не відбуваються, а тому інформація про них у цьому разі менеджерові даної ланки буде не потрібна. Відсутність інформації в менеджера свідчитиме про те, що справи йдуть за заздалегідь розробленим планом або сценарієм. Якщо така інформація до нього все ж надходитиме, то створюватиме інформаційне перевантаження, тобто станеться так, що хвилі інформації поглинуть сприйняття, можуть помітно применшити здатність мислити і діяти менеджера, який буде потім не в змозі підтримувати інформаційний обмін, ефективно реагувати на весь обсяг потрібної інформації. Потрібен суворий відбір необхідної інформації для того чи іншого менеджера або фахівця. У такому разі потрібна релевантна інформація для прийняття рішень (relevant іnformatіon, for decіsіon makіng) — тобто такі дані, що відбираються під конкретного менеджера, мету, завдання, період часу тощо.Інформація надходитиме на екран ПЕОМ даного користувача лише в тому разі, коли в згаданих процесах або операціях будуть відхилення (які відносяться до компетенції даного менеджера) фактичних показників від заданих або іншим чином встановлених. Тут неабияке значення має масштаб відхилень (range of devіatіon), який означає, що це є заздалегідь установлена величина, на яку фактичні результати (фактичні показники) можуть відрізнятися від нормативно-планових. Проте в таких випадках не потрібно вживати тих чи тих заходів для коригувань. Зазначимо, що коли показники фактичних відхилень будуть вищими від установлених масштабом відхилень, то інформація надходитиме лише про відхилення від заданих параметрів і то лише за тими керованими об’єктами, на яких є відхилення. Інформацію про відхилення супроводжуватимуть деякі специфічні ознаки: питома вага відхилень, причина й винуватець тощо. Маючи елементи порівняльного аналізу, цю інформацію можна використати для вироблення, а потім і прийняття управлінського рішення.Тож концептуальна модель управління об’єктом в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації побудована на таких основних принципах:• наявність комплексів ПЕОМ, що використовуються як АРМ і об’єднані однією мережею, яка виходить на глобальні мережі;• наявність централізованої ПЕОМ (сервер) з умовно-постій-ною інформацією і розподіленими базами даних;• збирання (за допомогою ПЕОМ) у ритмі виробництва первинної (фактичної) інформації в мінімально необхідному складі, яка характеризує всі операції і процеси, що відбуваються на об’єкті управління;• системна обробка первинної інформації разом з умовно-постійною здійснюється так, щоб вихідна інформація видавалася в максимально необхідному складі й забезпечувала всі потреби управління об’єктом, включаючи облік, звітність, аналіз, вироблення та прийняття рішень;• вироблення та прийняття управлінських рішень базується на інформації, яка є об’єктивною, вірогідною та всебічно характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність об’єкта управління на кожен даний момент.Запитання для самоперевірки до розділу 41. Визначити вплив системної обробки інформації на методи управління.2. У чому суть і характерні особливості методу управління за відхиленнями?3. Назвати ситуаційні фактори, які впливають на об’єкт управління і дати їм характеристику.4. Дати характеристику і привести схему загальної логіки організації процесу управління в умовах системної обробки інформації на об’єкті управління.5. Якою є роль спеціальної інформації в системі інформаційного забезпечення менеджменту?6. Назвати і дати характеристику процедурам управлінського процесу, які можна виконувати автоматизовано.7. Дати характеристику цільовій об’єктно-функціональній структурі управління об’єктом.8. Якими є основні принципи побудови концептуальної моделі управління об’єктом в умовах системної обробки інформації?Розділ 5. МЕХАНІЗМ ІНФОРМУВАННЯ ТА КОНЦЕПТУАЛЬНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ5.1. ПОНЯТТЯ ПРОЦЕСУ ОБ’ЄКТИВНОГО ІНФОРМУВАННЯЩоб об’єкт управління не був банкрутом в умовах ринкової економіки, необхідно організувати кваліфіковане керівництво цим об’єктом. Проте оперативне і якісне керівництво, як відомо, залежить не в останню чергу від своєчасного забезпечення менеджерів і фахівців об’єктивно необхідною для цього інформацією.При системі автоматизованого збирання й обробки інформації на безпаперовій технології створюється (на правах підсистеми) система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, в якій діє механізм об’єктивного інформування менеджерів. Завдяки цьому механізму менеджери і фахівці різних рівнів мають змогу своєчасно одержувати об’єктивно необхідну вірогідну релевантну інформацію для аналізу, вироблення і прийняття конкретних управлінських рішень відповідно до повноважень, посадових потреб і прав, які їм делеговані менеджерами вищого рівня.Інформування менеджерів і фахівців різних рівнів — це процес, що здійснюється в ритмі виробництва, при якому вся необхідна для виконання повноважень, посадових прав та функціональних обов’яз¬ків об’єктивна інформація надходить до того чи іншого менеджера або фахівця згідно з його регламентацією в установлений час і в необхідному (повному чи скороченому) обсязі. При цьому ця інформація оперативно надходить менеджерові в автоматичному чи автоматизованому режимі переважно на екран його ПЕОМ.Поняття (термін) «необхідна релевантна інформація» означає такий набір даних, який об’єктивно потрібний посадовій особі (менеджерові чи фахівцеві) для конкретного виконання функціональних обов’язків і здійснення посадових прав у часі та просторі. Це є насамперед різні внутрішні довідкові, нормативні, планові та фактичні інформаційні сукупності чи економічні по-казники — набори даних, які ця посадова особа може одержувати від зазначеної системи:• як у первинному чи згрупованому вигляді, так і у прогнозованих величинах;• як окремо взяті величини, так і в порівняльній їх сукупності;• як вибіркові номенклатури, так і в повному їх наборі;• як у повному складі даних, так і у вигляді відхилень із зазначенням відносних величин цих відхилень;• як про той чи інший процес або явище, так і про їхню певну сукупність по окремій структурній одиниці чи по об’єкту управління в цілому;• як про стан об’єкта управління чи його структурних одиниць на ту чи іншу дату, так і за той чи інший період часу;• як у вигляді документограми, так і на екрані ПЕОМ;• як автоматично (за ознакою критерії втручання), так і автоматизовано (за ознакою в який строк), або в режимі консультацій (за запитанням) тощо.Сюди також належить і зовнішня інформація, яка характеризує законодавчі, директивні та інші нормативні акти, стан ринку й бірж, постачальників і покупців, а також про все пов’язане з зовнішнім середовищем, яке впливає на об’єкт управління.За допомогою сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки цілком можливо видавати користувачам — менеджерам і фахівцям різних рівнів — усі об’єктивно необхідні дані про процеси та явища, які мають місце в зовнішньому середовищі і на об’єктах управління, в зазначених аспектах. Однак у цьому разі можна спостерігати подвійне побоювання. По-перше, коли окремі дані не були передбачені для того чи іншого менеджера, а потреба в них виникла, наприклад, в процесі аналізу подій, що сталися, під час вибору варіанта плану (прогнозу), при прийнятті управлінських рішень тощо. По-друге, в разі великої кількості показників, які можна видавати без жодних обмежень, для менеджерів можуть скластися умови, за яких інформація, що отримується ними, буде настільки великою за обсягом, що її неможливо усвідомити, а потім і використати в управлінні, тобто вона буде непотрібною, бо настане інформаційне перевантаження. Це можна порівняти з тим, коли Золота Антилопа (з відомої індійської казки) буквально закидала ненажерливого Раджа золотом, від великої кількості якого він ледве не загинув, а потім це золото перетворилося на черепки… Так і користувач може від великої кількості інформації в певному розумінні «загинути» як дієздатний керівник, а інформація перетвориться у непотрібне «череп’я».Яким же чином найефективніше можна використати експлуатаційні можливості сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки при організації управління й повністю забезпечити менеджерів і фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною інформацією, яка їм потрібна для управління?Якщо подолання першого побоювання пов’язано з низкою організаційно-технічних труднощів, то подолання другого можна здійснити таким чином. Кожному менеджерові чи фахівцеві слід визначити чітку регламентацію його дій згідно з наданими повноваженнями, тобто потрібно розробити регламентуючу інформацію.Роль повноважень, якими наділений той чи той менеджер, має велике значення, бо визначає його персональну відповідальність за доручену справу, нарешті, вказує на його престиж, про що свідчить такий історичний приклад.У період Великої Вітчизняної війни Й. Сталін у своєму грізному посланні Президентові США Ф. Рузвельту поставив ряд складних запитань. Отримавши і прочитавши це послання, Президент потрапив у скрутне становище.— Коротко кажучи, — зізнався сам собі Рузвельт, — я не знаю, що відповісти Сталіну і в якому тоні.— Ви бажаєте, щоб я прикинув проект відповіді? — запитав Сем Розенман, помічник Президента, який працював з ним ще з кінця двадцятих років.— Ні… — по невеликій паузі відповів Рузвельт, — я маю подумати сам. Зрештою, адже це я отримую сімдесят п’ять тисяч на рік, — додав він з посмішкою. — Одне слово, вибач мене, Сем, але я ще повинен подумати.(А. Чаковский. Незаконченный портрет // Роман-газета, 1984. — С. 17).Та повернімося до регламентуючої інформації. Вона розробляється насамперед з урахуванням посадових інструкцій або кваліфікаційних вимог, у яких стисло викладено основні завдання, перелічено навички й уміння, права та обов’язки, що їх мають виконувати конкретні менеджери й фахівці, а також зазначається, якою інформацією мають забезпечуватися ці особи при виконанні своїх посадових прав і функціональних обов’язків.Регламентуюча інформація — це така інформація, що визначає параметри всіх об’єктивно необхідних відомостей (у формалізованому для ПЕОМ вигляді) про делеговані повноваження, посадові права і функціональні обов’язки того чи іншого менеджера або фахівця відповідно з мірою його відповідальності за доручену справу та за прийняття (чи неприйняття) того чи іншого рішення. Ця інформація має визначати, кому і про що (об’єкт інформації або втручання), а по кожному об’єкту — ще і критерії втручання, за яким номером форми (в якому вигляді), вид носія (тобто на чому) і в який строк має надходити інформація для використання у процесі управління. Звичайно, йдеться про принципові положення, а не про не суттєві обов’язки. Багаторічна вітчизняна практика свідчить, що в жодному документі, який віддзеркалює посадові права і функціональні обо¬в’язки менеджерів і фахівців різних рівнів, на превеликий жаль, повністю не розкривається те, що називається регламентуючою інформацією. Тобто в цих документах не визначається те, що для виконання своїх функціональних обов’язків той чи інший менеджер має одержувати таку-то інформацію, в такий-то час, на такому носії та за такою-то формою. В ринкових відносинах, коли діє контрактна система приймання працівників на роботу, розробка регламентуючої інформації має бути обов’яз¬ковою умовою. Особливо це необхідно зробити в тих випадках, коли на об’єкті управління організується чи діє система автоматизованого збирання й обробки інформації на безпаперовій інформаційній технології, і в якій підсистемою значиться об’єктивне інформаційне забезпечення менеджменту.Таким чином, об’єктивне інформування це такий процес, що забезпечує в різних режимах менеджерів та фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною, тобто дійсно потрібною для даного випадку саме такою і в таких обсягах інформацією, що використовується ними при підготовці та прийнятті конкретних управлінських рішень при здійсненні делегованих повноважень і посадових прав, а також виконанні функціональних обов’язків. Таке інформування можливе тоді, коли на об’єкті управління діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту в складі системи автоматизованого збирання й обробки інформації.5.2. ОРГАНІЗАЦІЯ РЕГЛАМЕНТУЮЧОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА МЕТОДИ ЇЇ ФОРМУВАННЯОрганізація об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту пов’язана з розробкою механізму інформування менеджерів і фахівців різних рівнів на об’єкті управління. Серцевиною цього механізму є регламентуюча інформація, яка, як зазначалося вище, визначає перелік і параметри об’єктивно необхід¬них показників, що використовують менеджери і фахівці при виробленні й прийнятті управлінських рішень.Регламентуюча інформація є тим механізмом або диспетчером у системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, за допомогою якого здійснюється автоматичне (ознака критерії втручання) чи автоматизоване (ознака в який строк) інформування необхідними вірогідними відомостями всіх менеджерів і фахівців об’єкта управління.Формалізація делегованих повноважень і розроблених на їх основі посадових прав, функціональних обов’язків і установлення переліків і параметрів об’єктивно необхідних показників для їх виконання здійснюється через визначення об’єктів інформації (про що інформувати користувачів), а також елементів цих об’єк¬тів. Елементи об’єкта інформації використовуються як ознаки групування (код структурних підрозділів, категорій персоналу, професій, табельні номери, коди номенклатурних номерів матеріалів, готових виробів тощо), за яких формується вихідна інформація. Ці ознаки у вихідній формі (зона елементи об’єкта інформації) розміщуються по низхідній — убувають зліва направо, тоді як дані й підсумки по них розміщуються, як правило, по висхідній — зростають зліва направо.Формування регламентуючої інформації — важливий етап в організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. На цьому етапі необхідно вирішити такі питання:• визначення ієрархії рівнів менеджерів, тобто осіб (кому надавати інформацію), які приймають управлінські рішення;• установлення об’єктів інформації (про що надавати інформацію) — груп інформаційних сукупностей, ланок тощо, якими треба керувати (втручатися в їхню дію), чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію.При цьому, по кожному об’єкту потрібне:• визначення (розрахунок) моментів оперативного втручання — критеріїв втручання в основний (типовий) процес, що відбувається на кожному об’єкті інформації, яким треба керувати;• визначення номера форми (за якою структурою), в якій передаватиметься вихідна інформація керівникові, тобто в повному складі (форма з повною структурою), у вигляді фактичних відхилень (форма з короткою структурою), чи у вигляді довідки або загальних відомостей (форма з довідковою структурою);• визначення виду носія, на якому передаватиметься менеджерові потрібна інформація (на екран ПЕОМ, папері тощо);• визначення поточного часу чи періодів, коли інша (не типова) інформація має передаватися менеджерові (в який строк).На процес формування регламентуючої інформації та її склад має відповідний вплив сфера діяльності об’єкта управління. Відомо, що існує два основні (з погляду виробництва) типи сфер діяльності: об’єкти, які належать до виробничих (промислові підприємства, об’єднання тощо) структур, і об’єкти, які належать до невиробничих або управлінських (банки, комерційні заклади, установи й т. ін.) структур. На об’єктах, що належать до виробничих структур, окремі елементи регламентуючої інформації, наприклад, критерії втручання, мають інші структури й параметри, ніж на об’єктах невиробничих структур. Тобто виробничих структур стосується насамперед така інформація, яка виражається системою економічних показників — даними, що обробляються, порівнюються, аналізуються тощо за допомогою ПЕОМ. Така інформація є динамічною і переважно цифровою чи літерно-цифровою.Регламентуюча інформація використовується в системі об’єк-тивного інформаційного забезпечення менеджменту як своєрідний механізм або диспетчер, який автоматично (за ознакою критерії втручання) чи автоматизовано (за ознакою в який строк) направляє менеджерові більшу частину необхідної релевантної інформації. Для того, щоб вона виконувала цю роль, необхідно спершу сформувати таблицю аналогічної назви (табл. 5.1) за відповідною формою і на зазначену дату, а потім дані цієї таблиці перенести на магнітний носій і створити інформаційний масив регламентуючої інформації для ПЕОМ.Таблиця 5.1ТАБЛИЦЯ РЕГЛАМЕНТУЮЧОЇ ІНФОРМАЦІЇ за станом на _______________Кому Про що (об’єкти інформації)Код Посада Прізвище, ім’я та по батькові Код і назва об’єкта інформації: __________________ … І так даліПЕОМ Струк-турного підрозділу критерії втру-чання номер форми вид носія у який строк 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10У таблиці регламентуючої інформації є дві взаємозв’язані зони: кому і про що надаватиметься інформація.Насамперед у таблиці формується зона, у графах якої розміщуються дані, які означають кому має надходити об’єктивно необхідна інформація. Перед тим, як заповнити цю зону, треба визначити ієрархію рівнів менеджерів, які несуть пряму і опосередко¬вану (непряму) відповідальність за процеси та явища, що мають місце на даному об’єкті управління, а також наділені тими чи іншими повноваженнями і мірою відповідальності за прийняті або неприйняті управлінські рішення — іншими словами, треба відповідним чином розподілити (провести ранжирування) менеджерів усіх рівнів за визначеними критеріями або посадами. Наприклад, менеджером найвищого рівня на підприємстві або в установі є директор або начальник, другого рівня — його заступник і т. д.Зона кому повинна надходити інформація в таблиці розміщується по вертикалі (рядками) і має такі графи: рівень менеджера та його порядковий номер або код ПЕОМ; код структурного підрозділу; назва посади менеджера; його прізвище, ім’я та по батькові. В тому разі, коли ПЕОМ використовується як АРМ колективного використання, то заповнюються всі ці графи. Кожен користувач колективного використання АРМ має свій код звукового сигналу. Коли ж ПЕОМ діє як АРМ одного користувача, то може заповнюватися лише одна графа — код ПЕОМ, решта граф — не заповнюються. Реквізити в цій зоні розміщуються рядками, згідно з рівнями (посадами), що їх займають менеджери та фахівці, починаючи з найвищого, на цьому об’єкті управлінця. Структура цієї зони єдина для всіх об’єктів управління обох типів сфер діяльності.Джерелом інформації, що потрібна для заповнення зазначеної зони, є штатні розклади об’єкта управління — керівний склад і фахівці як об’єкта управління в цілому, так і його структурних підрозділів, та довідка про закріплення ПЕОМ за користувачами.Зауважимо, що кожен менеджер має автоматично чи автоматизовано забезпечуватися релевантною чи іншою інформацією, яку він використовує не лише в управлінських діях, але і як довідкову, яка йому об’єктивно необхідна для конкретного виконання своїх функціональних обов’язків відповідно до компетенції і наданих повноважень приймати чи не приймати ті чи ті управлінські рішення. Джерелами необхідної менеджерам і фахівцям різних рівнів інформації, яка має внутрішній характер, є процеси виробничо-господарської та іншої діяльності структур або об’єкта управління в цілому, наявність (за станом на певну дату) матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів, діючі різні норми та нормативи, планові розрахунки та прогнози, а також розпорядчі, виконавчі та інші акти, що видаються на даному об’єкті.Основна зовнішня інформація формується службою маркетингу, як правило, через глобальну комп’ютерну чи інші мережі. Це і ринкові дані про попит і пропозицію готових виробів і послуг, сировину й матеріали, про їхні ціни та якість, стан розрахунків, валютний ринок тощо. Сюди відносять також законодавчі, юридичні та інші акти, що видаються державними, відомчими та регіональними структурами. Джерелами такої інформації є інформаційні центри різних рівнів і призначення, адміністративні і владні структури, біржі, банки, інші зовнішні об’єкти управління тощо (див. п. 7.2).При формуванні об’єктивно необхідної інформації для менеджерів і фахівців різних рівнів слід ураховувати внутрішню й зовнішню інформацію, яка міститиме дані про об’єкти, тобто про що названим керівникам потрібно знати.Дані про ці види об’єктів інформації, якими треба керувати в процесі їхньої діяльності чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію, розміщуються у відповідній зоні таблиці по гори-зонталі, поруч з попередньою зоною. У цій зоні розміщуються коди і назви об’єктів інформації (про що), приналежних до виробничих або до невиробничих (управлінських) структур.До видів об’єктів інформації виробничих структур належать насамперед назви таких угруповань об’єктів, що характеризують виробничі процеси, групи операцій, а також назви виробів, ресурсів, розділів кошторисів тощо. Об’єкти інформації, якими користуються менеджери персоналу, наведені в п. 7.3. Ці назви розміщуються в зоні за ступенем важливості. Фактичні дані про ці об’єкти в ряді випадків порівнюються з відповідними плановими, нормативними та іншими показниками.До видів об’єктів інформації невиробничих структур належать згруповані назви видів управлінських робіт або операцій, напрямків діяльності, нормативні чи інші документи, решта видів управлінської діяльності на об’єкті. При цьому фактичні дані цих об’єктів інформації, як правило, не порівнюються з нормативно-плановими чи іншими показниками, бо вони носять довідковий чи юридичний характер.Зазначимо, що об’єкт інформації для кожного менеджера і фахівця, а також величини ознаки критерії втручання визначаються на основі делегованих цьому менеджерові повноважень менеджером вищого рівня відповідальності за доручену справу.У чотирьох графах зони про що розміщуються такі ознаки: критерії втручання, номер форми, вид носія, в який строк. Ці підлеглі частини є приналежними, з одного боку, до кожного конкретного виду об’єкта інформації, з другого — до кожного конкретного менеджера і фахівця, й мають значення тільки в сукупності з даним видом об’єкта інформації і конкретним користувачем.Як бачимо, надання інформації менеджерам про стан або процеси, що відбуваються на об’єкті інформації, здійснюється в двох режимах: за ознакою критерії втручання — для основних (типових) процесів і ознаках в який строк для інших (не типових) процесів.Показники графи критерії втручання (ці показники інколи називають критеріями для прийняття рішень — decіsіon crіterіn, — які означають норми чи нормативи та інші директивні показники, з якими можна співвідносити альтернативні варіанти рішень) характеризують такі значення, які потребують негайних дій від того чи того менеджера щодо того чи іншого об’єкта інформації. Вони по-різному визначаються для об’єктів з виробничою структурою і для об’єктів управління з невиробничою (управлінською) структурою.Відомо що, сучасні комплекси ПЕОМ (АРМ) і розроблені методи забезпечують збирання й обробку первинної інформації в ритмі виробництва, тобто в часі, який близький до реального. У такому самому ритмі, тобто за критеріями втручання, менеджери можуть реально забезпечуватися необхідною результатною інформацією.Термін «збирання й обробка інформації в ритмі виробництва» означає, що насамперед ідеться про збирання терміново необхідної для управління — оперативної інформації. (В дужках зазначимо, що в умовах функціонування системи автоматизованого збирання й обробки інформації ця оперативно зібрана з єдиного джерела інформація є і вірогідною, й документально оформленою, а тому — вона єдина і має використовуватися не лише для управління, а й для потреб обліку, складання зведеної звітності, аналізу тощо).Оперативна — це така інформація, яку можна використати в управлінні на одному й тому самому відрізку часу (наприклад, протягом робочої зміни або її частини), протягом якого здійснюються зазначені (виробничо-господарські та інші) процеси чи операції. Тобто, інтервал часу, протягом якого інформація зробить повний «кругообіг», від її появи до обробки й використання для прийняття управлінського рішення, не повинен перевищувати тривалість півзміни чи іншої частини її. Якщо відбувається збій у виробництві в даній зміні, то про нього має знати відповідний менеджер завдяки ознаці критерії втручання, і цей збій має бути виправлений у цій самій зміні. Крім того, зазначений термін може виражати і конкретніші часові параметри. Наприклад, за такий параметр можна взяти інтервал часу, протягом якого здійснюється процедура на об’єкті інформації, для якого встановлений єдиний крок при плануванні, обліку, а іноді й нормуванні.В цих випадках, тобто при наявності збою, величина якого для кожного менеджера по кожному об’єкту інформації визначається ознакою критерії втручання, інформація такому керівникові надається завдяки цьому показнику.У зазначеній графі (для об’єктів управління з виробничою структурою) знаходяться показники, що розміщуються на перехресті цієї графи об’єкта інформації та кожного рядка рівня менеджера, і характеризують величини (%) можливих відхилень фактичних даних від заданих (планових, нормативних). Ці показники розраховуються заздалегідь (опісля можливе їх коригування) і встановлюються для об’єктів виробничих структур у процентному відношенні, як відхилення в допустимих межах (від і до). При цьому ці показники встановлюються для кожного конкретного менеджера, згідно з мірою його відповідальності, по конкретному об’єкту інформації, яким потрібно керувати. Так, найменше відхилення, наприклад, до 1% за першою групою виробів, відноситься до менеджера найнижчого ступеня ієрархії. Інтервали відхилень у менеджерів одного рівня по одному і тому самому об’єкту інформації можуть коливатися залежно від особи менеджера, його організа-ційних здібностей тощо. З підвищенням рівня менеджерів критерій втручання набуває більшого значення.Для об’єктів з невиробничими (управлінськими) структурами як показники цієї графи можуть використовуватись різні показники. Наприклад, якщо той чи інший менеджер має втручатися або знати стан таких об’єктів інформації, то замість відносної величини (%) в цій графі ставиться слово «так». Це означатиме, що цьому менеджерові необхідно видавати інформацію про даний об’єкт в строки, які визначені графою в який строк.Для менеджерів чимале значення має — за якою структурою (повною, короткою чи довідковою формою) та за яким номером форми надходитиме та чи інша вихідна інформація. Тому необхідно форму вихідної інформації, як і вид носія та в який строк, з кожного об’єкта погоджувати з відповідним користувачем.Відомо, що коли виробничі процеси, господарські та інші операції виконуються згідно з установленими (раніш заданими чи іншим чином визначеними) параметрами (оперативно-виробничими планами, змінними завданнями, нормативними чи іншими положеннями тощо), і збоїв не відбувається, то управлінські впливи на ці процеси та операції не роблять. Тому й інформація про них менеджерам різних рівнів просто не потрібна, а коли вона і буде їм надходити, то створюватиме інформаційні перевантаження.Для вироблення й прийняття управлінського рішення, а також для поглибленого аналізу достатньо мати дані, які характеризують конкретні відхилення фактичних показників від заданих параметрів по окремому об’єкту інформації та деякі специфічні показники: відносну вагу відхилень, причину й винуватця відхилень тощо. Тому доцільніше забезпечувати менеджерів різних рівнів тільки такою інформацією, яка характеризує зазначені вище відхилення, й передавати їм лише ті позиції чи номенклатури, в яких значаться такі відхилення за номером форми з короткою структурою. Відсутність інформації про решту позицій або номенклатур значитиме, що там відбуваються процеси й операції так, як вони були задані. За такого підходу значно зменшуються обсяги (і це за наявності елементів аналізу) інформації, які менеджери справді зможуть переробити й осмислити. В окремих випадках може бути передбачена постійна видача інформації за формою з повною структурою, про що зазначається в таблиці навпроти менеджерів і тих об’єктів інформації, яких це стосується, поруч з номером форми ставиться позначка «п». В інших випадках у цій графі зазначеної таблиці проставляється лише номер форми, за якою менеджерові надається вихідна інформація за формою з короткою структурою.У зв’язку з тим, що інформація, яка надходитиме менеджерам невиробничих (управлінських) структур, переважно є довідковою, то й вихідна форма цієї інформації має бути довільною (за довідковою структурою). Перелік цих довільних та інших вихідних форм є в бібліотеці описаних форм вихідних документів, а їхні коди проставляються у графі номер форми на перехресті з рядком відповідного керівника. Забезпечення менеджерів інформацією може здійснюватися на різних носіях — на папері (у вигляді документограми), електронно-променевій трубці (у вигляді кадру на екрані ПЕОМ), магнітному носії (у вигляді дискети) тощо. Те, на якому конкретному носії (вид носія) має надходити необхідна інформація до менеджера, залежить від ряду факторів: оперативності надход¬ження, рівня менеджера і місця його знаходження, важливості чи призначення інформації, методу чи мети її використання тощо. Однак для менеджерів різних рівнів оперативну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень доцільніше видавати на екрани ПЕОМ, які використовуються як АРМ.У зв’язку з тим, що надання менеджерам необхідної інформації на папері чи магнітному носії може бути лише винятком, то про це робиться відповідне позначення буквою «п» або «м» у гра¬фі вид носія таблиці регламентуючої інформації для тих об’єктів інформації і менеджерів, яких це стосується. В інших випадках у зазначеній графі ніяких відміток не робиться й інформація видається на екран ПЕОМ. У разі необхідності менеджер має змогу, крім того, одержати додаткову чи іншу інформацію на папері за запитаннями (в режимі консультацій).Щодо питання, коли забезпечувати менеджерів іншою об’єк-тивною інформацією в інших випадках (у який строк), то це залежить від ряду факторів.Якщо інформація видається менеджерові по даному об’єкту інформації відповідно з ознакою критерії втручання, тобто в ритмі виробництва, то про це в графі в який строк позначок не роблять. Їх роблять тільки тоді, коли є відхилення від такого принципу видавання інформації — наприклад, за графіком. Тоді в цій графі проставляється строк (дата, година) надання інформації даному менеджерові за даним об’єктом інформації.Заповнена в зазначений спосіб таблиця регламентуючої інформації є основою для формування спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ, що використовується як механізм (диспетчер) для програмного управління процесом надання об’єктивної інформації менеджерам та фахівцям різних рівнів.До структури спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ включають такі основні реквізити: • код ПЕОМ;• код структурного підрозділу;• посада;• прізвище, ім’я та по батькові;• код і назва об’єкта інформації;• критерії втручання;• номер вихідної форми, яка має надходити менеджерові;• вид носія, на якому буде видана інформація;• у який строк надаватиметься інша інформація.Зазначимо, що:1) коли ПЕОМ використовується одним користувачем, то реквізити «код структурного підрозділу», «посада», «прізвище, ім’я та по батькові» можуть не заповнюватися;2) назва об’єкта інформації при складанні вихідних зведень буде значною мірою деталізована за рахунок додання до нього елементів цього об’єкта. Такими елементами є аналітичні розшифрування ресурсів тощо, які відносяться до конкретного об’є¬кта, і по яких групується інформація у вихідній формі.Тож сформована регламентуюча інформація охоплює менеджерів і фахівців усіх рівнів, усі об’єкти, від яких необхідно одержувати об’єктивну інформацію і якими потрібно управляти. В ній є також розраховані градуйовані критерії втручання менеджера, в компетенцію якого входить прийняття управлінського рішення відповідно до його делегованих повноважень, посадових прав і функціональних обов’язків, у процеси, які відбуваються на кожному об’єкті інформації. Це означає, що кожен менеджер і фахівець того чи іншого рівня буде забезпечений автоматично (за критерієм втручання) чи автоматизовано (згідно з ознакою в який строк) такою об’єктивно необхідною інформацією про відхилення (і лише про відхилення), величини яких відповідають мірі його відповідальності, компетенції і делегованим повноваженням у прийнятті управлінських рішень. В інших випадках менеджер зможе одержати додаткову інформацію, яка йому буде потрібна за запитанням, тобто в режимі консультацій.5.3. КОНЦЕПТУАЛЬНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУЕксплуатаційні можливості сучасної обчислювальної та інформаційної техніки, нові інформаційні технології збирання, обробки і передавання різних даних, значні досягнення в програмному забезпеченні, наявність локальних і глобальних мереж тощо складають ситуацію, за якою менеджери і фахівці різних рівнів, будучи звільненими від технічних операцій по збиранню та обробці даних, мають реальну змогу займатися творчою працею й своєчасно і в повному обсязі одержувати (в різних режимах забезпечення) об’єктивно необхідну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень.Але таке було і є не завжди і не всюди. Менеджери при здійсненні своїх посадових функцій витрачали і на деяких об’єктах управління продовжують витрачати надто багато часу на інформаційний обмін при виробленні й прийнятті управлінських рішень, особливо тоді, коли менеджер зосереджує всю повноту влади в своїх руках. Коли спитали американського мільярдера Улвортса, якому відкриттю він зобов’язаний своїми матеріальними успіхами, він відповів ось що. Досягати великих успіхів почав відтоді, коли відкинув свої упередження і перестав думати, що ніхто нічого не може зробити краще за мене самого, і навчився покладати обов’язки на інших працівників. Поки я був переконаний, — зазначив Улвортс, — що маю особисто втручатися в усі справи, широкий успіх був немислимий. Керівникові потрібно вміти вибирати собі помічників та виконавців і наділяти їх владою й відповідальністю. При цьому слід додержуватися головного принципу ієрархічності управління (tall management), коли при багаторівневому управлінні установлюються невеликі керівні групи — обсяги управління (span of management), як правило, до 10 осіб на кожному рівні, згідно з принципом відповідності.За ринкових відносин ефективність управління виражається через ефективність виробництва (operatіons performance), тобто якщо показники ринкової вартості виробленої продукції поділити на підсумкові витрати всіх ресурсів при її виготовленні, то одержані результати мають бути значно більшими за 1. Треба також ураховувати й показник результативності (performance іndіcator) як спеціальний показник, що характеризує рівень досягнень на шляху до реалізації поставленої мети. Крім того, ефективність управління в даний час, коли набула широкого застосування електронна обчислювальна та інформаційна техніка, залежить і від стану інформації, і її рівня використання менеджерами та фахівцями. За словами керівника консультативної фірми з питань управління «Мідл Уест сервіс К», цінність керівника тепер вимірюється тим, наскільки оперативно він уміє користуватися інформацією. Кожен керуючий у своїй повсякденній праці потребує постійно оновлюваної повної та всебічної інформації як для розробки планів на майбутнє, так і для прийняття поточних рішень та здійснення оперативного контролю.Раціоналізація системи управління (див. п. 4.2), якої можна досягти завдяки організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, водночас створює об’єктивні передумови для значного поліпшення і всебічного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців на об’єкті управління. Зокрема, автоматизація процесів збирання (в ритмі виробництва при безпаперовій технології) первинної інформації, яка всебічно характеризує всі процеси та явища виробничо-господарської та іншої діяльності на об’єкті управління, дає змогу реально створити систему об’єк¬тивного інформаційного забезпечення менеджменту (менеджерів і фахівців різних рівнів). Це означає, що можна створити систему комунікацій або спілкувань (communіcatіon), при якій здійснюється обмін усіма видами інформації між двома й більше користувачами. У технічному плані комунікації ґрунтуються на каналах зв’язку (channel) і мережах, які (щодо обміну інформацією) є не чим іншим, як засобами передавання інформації — письмової, усної, формальної, неформальної, вербальної чи невербальної, однак обов’язково придатної для електронних засобів зв’язку та обробки на електронних обчислювальних машинах. Зауважимо, що обмін вербальною (communіcatіon verbal) або невербальною (communіcatіon nonverbal) інформацією означає обмін словами (вербальний) або іншими символами без використання слів (невербальний). Обмін інформацією є складовою частиною всіх видів управлінської діяльності, в якій комунікації виконують зв’язкову роль. Процес обміну інформацією складається з чотирьох базових елементів: відправника (особа, яка генерує ідеї, менеджер або фахівець), повідомлення (закодована інформація за допомогою символів), каналу зв’язку (засоби для передавання інформації), одержувача (особа, якій призначена інформація, і яка її інтерпретує).Процес обміну інформацією передбачає наявність зворотного зв’язку (feedback), завдяки якому є змога оперативно збирати інформацію про реакцію одержувача на отримане повідомлення. Цей зв’язок допомагає одержувачеві (джерелу ідеї) визначити, чи сприйнята надіслана ним інформація.Процес обміну інформацією як систему зі зворотним зв’язком можна відобразити схемою (рис. 5.1). Рис. 5.1.Зауважимо, що наявність каналів зі зворотним зв’язком, на яких застосовуються і відеоекранні відображення, дають змогу використовувати не лише вербальну, а й невербальну інформацію, що значно посилює чи змінює смислове значення відправленої (одержаної) інформації.Прикладами невербальної інформації можуть бути вираз обличчя, посмішка, погляд з виразом схвалення чи несхвалення й т. ін. Невербальна інформація використовується під час обміну інформацією в тих випадках, коли виробляється, а потім приймається рішення зі складного, далеко не однозначно вирішуваного питання. Такий обмін відбувається насамперед між менеджерами, з одного боку, та консультантами, помічниками, іншими фахівцями, з другого. Тут йдеться про опитування експертів (jury of opіnіon), під час якого визначаються думки експертів з того чи іншого питання, які потім зводяться докупи та узагальнюються. Такі обміни відбуваються і в інших випадках. Наприклад, коли з’ясовується кон’юнктура ринку, обговорюються ціни та обсяги купівлі-продажу товарів, сировини, матеріалів, цінних паперів тощо. Тут доречно пригадати українську приказку: «Не зівай, Хомко, на те і ярмарок». Це означає, що під час прийняття того чи іншого рішення потрібно враховувати не лише всі обставини, а й умови, за яких вони існують.В Україні тепер інтенсивно будуються канали зв’язку та мережі, спеціально пристосовані для інформаційного обміну, який значно розширюється в умовах ринкових відносин (див. п. 9.2). Крім того, створюються різні інформаційні центри — нагромаджувачі-розповсюджувачі ділової інформації. Завдяки цим центрам як юридичні (об’єкти управління), так і фізичні (окремі громадяни) особи матимуть змогу одержувати різноманітну інфор¬мацію (від кон’юнктури попиту та пропозиції матеріальних цінностей до наявності тих чи тих товарів у магазинах, квитків до театру тощо). На об’єктах управління можна записувати і таким чином накопичувати на магнітних носіях (ПЕОМ-сервер) потрібну інформацію, яку далі можна багаторазово використовувати при інформуванні менеджерів і фахівців, а також з іншою метою.Ефективні комунікації створюються в різних випадках — між об’єктом управління та об’єктами зовнішнього середовища, між керівниками об’єкта і структурними ланками тощо. На об’єкті управління, наприклад, промисловому підприємстві, можна вирізнити три основні (наймасовіші) типи комунікацій.1. Комунікації по низхідній (communіcatіon, downward), коли інформація переміщується від менеджерів вищого рівня до менеджерів і фахівців низового рівня. Цей міжрівневий тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для передавання внутрішніх розпоряджень та іншої ділової інформації, для повідомлення про поточні плани та зміну пріоритетів, про конкретні завдання і рекомендовані процедури тощо; з іншого боку, для зв’язку з вищими за субор¬динацією та територіальними організаціями — з метою передавання ними різних керівних розпоряджень і вказівок, нормативних положень і завдань тощо, які безпосередньо стосуються даного об’єкта управління.2. Комунікації по висхідній (communіcatіon, upward), коли інформація переміщується від низових ланок або джерел інформації до менеджерів вищого рівня. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для інформування менеджерів і фахівців вищого рівня про справи, які відбуваються безпосередньо в низових структурних підрозділах — про хід процесів на виробництві, стан ресурсів, трудову дисципліну тощо; з іншого боку, для передавання у вищі за підпорядкуванням та територіальні організації різних зведень, довідок тощо, які необхідно пересилати з цього об’єкта управління.3. Комунікації по горизонталі (communіcatіon, horіzontal), коли інформація переміщується від менеджерів або фахівців одного структурного підрозділу до таких самих за рангом осіб іншого підрозділу. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління менеджерами і фахівцями цехів і ланок для взаємного обміну інформацією про стан запасів сировини і матеріалів, комплектуючих елементів тощо на складі, заготовок у цехах постачальників тощо; з іншого, для зв’язку з об’єктами управління зовнішнього середовища з метою обміну необхідною інформацією, яка стосується ринкових відносин, кадрового поповнення й т. ін.Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, як уже зазначалося раніше, є об’єктивною складовою створення й успішного функціонування зазначених типів комунікацій на об’єкті управління. Ця система і ці типи комунікацій на об’єкті управління і становлять основу системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.Концептуальна модель системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту побудована на таких основних принципах.1. Формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо (тобто функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності відповідно з делегованими повноваженнями) менеджерів і фахівців різних рівнів (докладніше про це у п. 5.2). Регламентуюча інформація і є тим механізмом або диспетчером інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, який діє в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Завдяки цій інформації є реальна можливість здійснювати систематичне автоматичне (ознака критерії втручання) та автоматизоване (ознака в який строк) інформування зазначених осіб.2. Створення масивів умовно-постійної інформації, що характеризує довідкові, нормативні, планові та інші дані, що складають основу розподілених баз даних і використовуються при розподіленій обробці інформації. Завдяки цій інформації можливо реалізувати важливий принцип системи автоматизованого збирання та обробки економічної інформації, а саме: мінімум інформації при її введенні — максимум інформації при її виведенні на відповідні носії після обробки на ПЕОМ.3. Створення масивів бібліотеки описаних форм первинних BІBFORP і вихідних BІBFORV документів, за якими видається менеджерам і фахівцям різних рівнів необхідна інформація у формах повної, короткої чи довідкової структури, а також бібліотеки описаних типових листів-заготовок текстів BІBTEX, які використовуються у листуванні.4. Автоматизоване збирання первинної інформації в ритмі виробництва (тобто в часі, який близький до реального) на місцях, де вона виникає, за допомогою ПЕОМ, які використовуються як АРМ користувачів (докладніше про це у п. 3.3). Інформація є єдиною (вона збирається з єдиних джерел), оперативною, всебічною і вірогідною, оскільки вона підтверджується первинними документами (тобто юридично оформляється). Ця інформація (яка обробляється разом з умовно-постійною інформацією за різними алгоритмами, за різні періоди часу чи за станом на той чи інший час, по різних структурних підрозділах, або по об’єкту управління в цілому тощо) і є тією, якою здійснюється всебічне об’єктивне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів у повному обсязі відповідно до їхньої регламентуючої інформації.5. Функціонування на об’єкті управління інформаційно-керівної системи, тобто системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій технології (див. п. 3.1). Первинна інформація цієї системи, яка формується в ритмі виробництва, використовується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як вхідна й обробляється за окремими алгоритмами. Заз¬начимо, що організація цієї системи на об’єкті управління в повному обсязі ґрунтується на створенні масивів умовно-постійної інформації та бібліотеки описаних форм первинних і вихідних документів (див. принципи 2 і 3), а також на автоматизованому збиранні первинної інформації в ритмі виробництва (див. принцип 4). 6. Наявність комплексів ПЕОМ, створених за ресурсозабезпечуючим принципом (матеріальні, трудові, фінансові та інші ресурси), які розміщуються на об’єкті управління відповідно до прийнятої схеми. Завдяки цим ПЕОМ, що використовуються як АРМ користувачів різних рівнів, відбувається збирання первинної інформації на місцях, де вона виникає (масові операції), або де вона оформляється (поодинокі операції), її обробка та зберігання. На екрані ПЕОМ користувача або на папері висвітлюється об’єктивна вихідна інформація відповідно з регламентуючою інформацією того чи іншого менеджера чи фахівця. Крім того, ПЕОМ (сервер) використовується для зв’язку з об’єктами зовнішнього середовища, наприклад, через глобальну комп’ютерну мережу.7. Наявність локальної мережі на об’єкті управління, яка об’єднує ПЕОМ у зазначені комплекси АРМ за відповідними ознаками. Завдяки цій мережі ефективно використовуються розподілені бази даних при розподіленій обробці інформації та здійснюється оперативне інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об’єкті управління в повному обсязі.8. Наявність зв’язку даного об’єкта управління з мережами зовнішнього середовища, тобто з такими об’єктами управління, які прямо або не прямо взаємопов’язані і взаємозалежні (див. п. 9.2). Це і організації вищого рівня (вищі за субординацією та територіальні організації), й організації-партнери, банки, різні інформаційні центри тощо. Зазначені основні принципи є базою при створенні системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єк¬ті управління. Принципова схема потоків інформації в системі має такий вигляд, як зазначено на рис. 5.2.Як бачимо, первинна інформація, що виникає після виробничих (масових), господарських та інших (поодиноких) операцій і процесів, а також нормативна, планова, договірна, довідкова та інша умовно-постійна інформація, регламентуюча інформація, форми вхідних та вихідних документів і тексти-заготовки вводяться за відповідними режимами різними ПЕОМ (АРМ користувача — технічного працівника, менеджера чи фахівця), де обробляється за розробленими алгоритмами. При цьому також використовується й відповідна інформація розподіленої бази (баз) даних, яка розміщена на магнітних носіях централізованої ПЕОМ. Оброблена в такий спосіб інформація формується на центральній або інших ПЕОМ, а потім видається користувачеві по команді регламентуючої інформації в автоматичному (за ознакою критерії втручання) і в автоматизованому (за ознакою в який строк) режимі на екран ПЕОМ, якою є АРМ того чи того менеджера (фахівця), або на паперовий носій. Менеджер, у свою чергу, може запросити в режимі консультацій додаткову інформацію від АРМ іншого користувача (експерта, консультанта, іншого фахівця); від ПЕОМ (сервер), яка пов’язана з об’єктами управління зовнішнього середовища через зовнішню комп’ютерну мережу.
Рис. 5.2
Зазначимо, що розподілена база (бази) даних, у свою чергу, поповнюється відповідною інформацією і від АРМ користувача низового рівня, і від АРМ менеджера іншого рівня та фахівця, а також від ПЕОМ (сервер), яка пов’язана з об’єктами управління зовнішнього середовища.Принципову схему локальної мережі об’єкта управління і її зв’язок з глобальною або іншою зовнішньою комп’ютерною мережею проілюстровано на рис. 5.3. Рис. 5.3.Таким чином, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, концепція якої щойно розглянута, разом з механізмом інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, яка діє на об’єкті управління в структурі системи автоматизованого збирання й обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій інформаційній технології, своєчасно і в повному обсязі може обслуговувати всіх користувачів вірогідною об’єк¬тивно необхідною інформацією згідно з їхніми функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності за доручену справу.Запитання для самоперевірки до розділу 51. Дати визначення процесу інформування менеджерів і фахівців різних рівнів на об’єкті управління.2. Дати визначення терміна «об’єктивно необхідна інформація посадовій особі».3. Дати визначення терміна «делегування повноважень» менеджерами різних рівнів і методи їх формалізації.4. Дати визначення механізму інформування — регламентуючій інформації та її призначенню.5. Якою є структура та характерні особливості регламентуючої інформації?6. Дати визначення терміна «об’єктивне інформування» менеджерів.7. Назвати порядок і джерела формування таблиці регламентуючої інформації.8. Якою є структура спеціального масиву регламентуючої інформації при різних варіантах використання АРМ?9. Якими є роль і складові процесу обміну інформацією в управлінні об’єктом?10. Дати характеристику основним типам комунікацій на об’єкті управління.11. Назвати основні принципи побудови концептуальної моделі системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.
Розділ 6. МЕТОДИ І ТЕХНОЛОГІЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Інформаційне забезпечення менеджменту» автора Твердохліб М. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „читати“ на сторінці 1. Приємного читання.