TextBook - встановлення системи паролів, що обмежують доступ до електронних файлів,
- формування резервних копій найважливіших документів,
- організація архіву аудиторської фірми,
- отримання розписок від працівників фірми про збереження конфіденційності,
- визначення кола працівників аудиторської фірми, які мають право доступу до архіву,
- визначення процедур отримання інформації з архіву,
- визначення процедур отримання копій з архівних файлів та інші процедури.
Характеристики організації документального забезпечення аудиторського процесу наведено на рис. 8.3.
Кожна аудиторська фірма повинна встановити політику та процедури зберігання документації протягом достатнього періоду, що відповідає потребам самої фірми або законодавчим, регулятивним або нормативним актам.
Необхідність зберігання робочої документації та період такого зберігання може бути різним залежно від характеру робіт (аудит або інші послуги з надання впевненості) та характеру майбутніх обставин, у зв'язку з якими необхідно забезпечити таке зберігання. Наприклад, частина документації буде використовуватися для майбутніх аудиторських перевірок з метою отримання розуміння внутрішнього контролю підприємства. Зрозуміло, що термін зберігання такої документації буде визначатися терміном співпраці з відповідним клієнтом.
Період зберігання робочої документації також може залежати від вимог спеціальних нормативних актів, які, наприклад, встановлюють термін позовної давності. В Україні термін позовної давності встановлено три роки. Отже, з метою захисту власних професійних інтересів у можливих майбутніх судових розглядах аудиторські фірми повинні забезпечувати збереження робочої документації якнайменше протягом трьох років після дати закінчення дії договору на проведення аудиту.
Проте професійними стандартами, зокрема МСКЯ 1, встановлено, що період зберігання робочої документації з конкретної аудиторської перевірки або іншого завдання, повинен бути не коротший за п п'ять років від дати аудиторського висновку.
8.3. Види робочої документації та вимоги до її складання
Отже, як було зазначено вище, робоча документація формується на всіх етапах процесу аудиту.
Кожна аудиторська фірма самостійно визначає і затверджує внутрішніми розпорядчими документами перелік документації та джерела її формування, що повинні складатися на різних етапах аудиту й у наступному збиратися в остаточному аудиторському файлі з перевірки. Орієнтовний перелік робочої документації аудиторської фірми наведено у таблиці 8.2.
Таблиця 8.2.
Джерела інформації та документування результатів на різних етапах процесу аудиту
| Етап аудиту | Джерела інформації | Документування результатів | ||
| 1 | 2 | 3 | ||
| Переддоговірний | Засоби масової інформації Нормативно-правові акти Фінансова звітність за попередні роки Лист-пропозиція Протоколи зустрічей з клієнтом Листування з попереднім аудитором | Лист-пропозиція Анкета попередньої оцінки ризиків суттєвих викривлень Лист - зобов'язання Попередній розрахунок обсягу та вартості робіт Попередній план аудиту | ||
| Укладення договору | Статутні та засновницькі документи клієнта | Договір на проведення аудиту | ||
| Планування | Протоколи зборів органів управління підприємства Організаційно-управлінська структура, договори, угоди, контракти, ліцензії Фінансова звітність Документи попереднього аудиту Бухгалтерська інформація | Меморандум загальної стратегії аудиту План аудиту Програми аудиту Аналітичні таблиці Анкети оцінки ризиків Розрахунок рівня суттєвості Меморандум планування | ||
| Проведення процедур отримання аудиторських доказів | Протоколи зустрічей 3 КЛІЄНТОМ Документи з опису та закріплення повноважень і обов'язків управлінського персоналу, службовців Інструкції з обліку Документи внутрішнього аудиту Документи і реєстри бухгалтерського обліку Документи управлінського обліку Програми аудиту Договори, угоди, контракти Документи-свідчення Доповідні записки Протоколи зустрічей 3 клієнтом Протокол обговорення результатів перевірки | Анкети оцінки складників внутрішнього контролю Результати проведених тестів контролю Письмові пояснення управлінського персоналу Аудиторські докази, отримані із зовнішніх джерел Результати спостереження за інвентаризацією Розрахунок обсягу вибірки Оцінка результатів Зведена відомість результатів оцінки аудиторських доказів | ||
| Здійснення заключних процедур | Остаточний варіант фінансової звітності Підсумки проведеного аудиту Протоколи зустрічей 3 клієнтом | Аудиторський звіт Аудиторський висновок | ||
Для того щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми. Таких класифікаційних ознак у теорії аудиту можна зустріти дуже багато. У таблиці 8.3 подано найбільш вживані в теорії аудиту класифікації аудиторської документації.
Таблиця 8.3.
Класифікація аудиторської документації
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Аудит» автора Радянська В.В. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „Розділ 8. Документування процесу аудиту“ на сторінці 3. Приємного читання.